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Sekada Daily Thema:
Word, Outlook & Co.
Ohne Programme wie Word, Outlook & Co. wäre an eine professionelle Sekretariatsarbeit nicht mehr zu denken. Die Anwendung all dieser Programme erleichtert und vereinfacht Ihnen jeden Tag Ihre Arbeit. Egal ob es um eine große PowerPoint Präsentation geht oder um einen Serienbrief in Word oder die Organisation Ihrer Kontakte in Outlook, Word, Outlook & Co. gehören mittlerweile einfach zu Ihrem Tagesgeschäft. Aber nicht immer kennt man wirklich all die Möglichkeiten, die noch in diesen Programmen drin stecken und so bleiben leider häufig viele (Zusatz-)Optionen einfach ungenutzt. Im Themenkanal "Word, Outlook & Co." finden Sie all die kleinen und großen Tricks und Kniffe für ein noch schnelleres und effizienteres Arbeiten mit Word, Outlook, PowerPoint, Lotus und Excel. Vereinfachen Sie Ihre tägliche Arbeit mit den Sekada Daily Schritt-für-Schritt-Anleitungen und beeindrucken Sie so Chef und Kollegen.
Aktuelle Tipps zu diesem Thema:
Klicken Sie auf die untenstehenden Tipps, um den kompletten Text zu lesen, einen Kommentar zu schreiben, einen Tipp an Kolleginnen weiterzuleiten, ihn auszudrucken oder in Ihren Favoriten zu speichern.
Word: So übernehmen Sie Texte von Internetseiten ohne Formatierung
Wenn Sie Textpassagen aus dem Internet als Zitate eins zu eins übernehmen möchten, dann passiert in der Regel dieses: Sie markieren den Text, fügen den Text über die Zwischenablage in Word ein und der Text im Word-Dokument erscheint sehr sonderbar. Man hat den Eindruck, dass Word die Formatierung der Internetseite gleich mit übernimmt.
So stellen Sie für Ihre Word-Dokumente einen bestimmten Drucker ein
Wenn Sie zwischen mehreren Druckern wählen können, dann werden Sie vielleicht auch schon einmal festgestellt haben, dass ein und dasselbe Dokument unterschiedliche Seitenumbrüche hat – je nachdem, welchen Drucker Sie verwendet haben.
Outlook: So verzögern Sie das Versenden Ihrer E-Mails
Ist Ihnen das vielleicht auch schon einmal passiert? Sie klicken auf SENDEN und denken „Nein, bitte nicht!“, da Sie im letzten Augenblick, aber eben doch zu spät, noch Fehler entdeckt haben? Ganz schön peinlich wird es, wenn Sie eine Vorlage für beispielsweise ein Angebot an jemanden geschickt haben, ohne vorher den Namen des vorherigen Empfängers durch den neuen zu ersetzen.
Datentabellen für erfolgreiche PowerPoint-Präsentationen
Wenn Sie für Ihren Chef eine PowerPoint-Präsentation erstellen, haben Sie meist auch die Aufgabe, wichtige Daten so übersichtlich aufzubereiten, dass das Publikum einen schnellen Überblick bekommt. Bei großen, komplexen Datenmengen kann dies schnell zu einer Herausforderung für Sie werden. Für die anschauliche Darstellung von Daten eignen sich in der Regel am besten Tabellen in Excel, weil Sie wahrscheinlich alle relevanten Zahlen auch im Excel-Format gespeichert haben.
DIN 5008: Wohin mit dem Dateivermerk?
In einigen Firmen oder Büros ist es üblich, auf dem Briefbogen durch einen Dateivermerk mit anzugeben, wo ein Dokument gespeichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wieder zu finden. Auch Ihre Vertretung kann bei Krankheit oder Urlaub den Brief Dank des Dateivermerks schnell finden, falls sie ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss.
Word-/Excel-Tipp: Wie Sie den Dateipfad in gedruckten Dokumenten als Fußzeile anzeigen lassen
Sie möchten auch in gedruckten Word- oder Excel-Dokumenten sofort erkennen können, aus welchem Ordner Ihrer PC-Ablage das Dokument stammt? Das erreichen Sie, indem Sie den vollständigen Dateipfad in die Fußzeile einfügen.
Tipps für schnelleres und professionelleres Arbeiten mit Word: Leere Absätze schneller löschen
Oftmals werden zwischen zwei Absätzen Leerzeilen eingefügt, um einen Abstand zu markieren. Sinnvoller ist es, dies über die Verwendung von Formatvorlagen mit festen Abständen vor/nach Absätzen zu lösen.
Word-Tabellen eignen sich besonders gut, um beispielsweise Bilanzen und andere Zahlenreihen übersichtlich darzustellen. Häufig kommt es vor, dass in den einzelnen Zellen unterschiedlich viel Inhalt eingetragen ist.
Für einige Dokumente wie zum Beispiel Pressemeldungen ist es erforderlich, die Gesamtzeichenzahl am Ende des Textes einzufügen
Sorgen Sie für einen aussagekräftigen Betreff in Ihren E-Mails
Damit der Empfänger Ihrer E-Mail auf den ersten Blick erkennt, worum es in der E-Mail geht, versehen Sie Ihre E-Mail mit einem aussagekräftigen Betreff. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit.
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