Sechs Tipps: So gelingt das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter

Als Assistentin und Sekretärin entlasten Sie Ihren Chef, wo es nur geht. Etwa bei der Koordination bestimmter Aufgaben, in die häufig auch andere Mitarbeiter involviert sind, wenn Sie z. B. für bestimmte Projekte verantwortlich sind und deshalb Aufgaben an Kollegen und Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis kompetent delegieren müssen – auch an solche, die hierarchisch über Ihnen stehen.

Kennen Sie die Sicherheitsstufe Ihres Aktenvernichters nach DIN 32757?

In vielen Unternehmen gibt es Dokumente und Informationen, die nicht für Dritte gedacht sind und deren Inhalt dem Datenschutz unterliegt. Nicht nur in großen Konzernen, sondern zum Beispiel auch in Arztpraxen ist es wichtig, dass Informationen so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.

Aufbewahrungsfristen 2010: Wo und wie Sie Unterlagen aufbewahren müssen

Nach einer Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), die seit 2002 in Kraft ist, sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.

Wie Sie die Jahresterminplanung für 2010 von Anfang an top organisieren

Haben Sie einen Überblick über die festen anstehenden Termine des kommenden Jahres? Bevor Sie sich an die Detailplanung machen, sollten Sie zum Ende dieses Jahres die grobe Terminplanung angehen und feste Termine eintragen. Dieses Termingerüst gibt Ihnen dann vor, wann Ihr Chef auf Geschäftsreise gehen kann, und sagt Ihnen, was Sie wann berücksichtigen müssen.

Das sind die wichtigsten Grundlagen für Ihre Protokollführung

Als Protokollführerin haben Sie eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe: Mit Ihrem Protokoll schaffen Sie eine Arbeitsunterlage, ein Kontrollinstrument für Termine und Projektfortschritte und ein Beweisdokument für Beschlüsse und Ergebnisse. Folgende Protokollarten werden unterschieden:

Sieben Tipps, wie Sie selbst gemachten Stress vermeiden können

Machen Sie - Stress hin, Stress her - doch mal eine kleine Liste Ihrer Fähigkeiten und der Tätigkeiten, die Sie gut können. Und staunen Sie darüber, was Sie alles können. Wir schauen häufig viel zu sehr auf den Mangel und das, was uns nicht so gut gelingt. Dabei hat es gute Gründe, warum man Sie für diesen Job gewählt hat. Sie machen ihn gut!!

Diese Anforderungen sollte ein ausführliches Protokoll erfüllen

Manchmal ist es notwendig, den Verlauf von Besprechungen im Protokoll festzuhalten. Immer dann, wenn es um vertragliche oder rechtliche Belange geht, sind Protokolle auch Beweismittel und dienen zur Beurteilung rechtlicher Sachverhalte. Ein kurzes Ergebnisprotokoll reicht in solchen Fällen nicht aus.

Wenn Sie plötzlich wegen Krankheit ausfallen

Es muss ja nicht gleich die Schweinegrippe sein – das wollen wir nicht hoffen. Aber jetzt, mit Beginn der kalten Jahreszeit, kann es schon passieren, dass man wegen eines hartnäckigen Hustens, einer fiebrigen Erkältung oder einer anderen Krankheit etwas länger ausfällt. Für diesen Fall sollten Sie vorbereitet sein, damit Ihr Chef in dieser Zeit auch ohne Ihre Unterstützung einigermaßen zurechtkommt.

Top-Organisation im Sekretariat: So wird Ihre Ablage nicht zum Störfaktor und Zeitdieb

Da die meisten Sekretariate von einem papierlosen Büro noch meilenweit entfernt sind, kommen Sie um das Thema Ablage nicht herum. Das Dumme: Für die meisten Sekretärinnen ist die Ablage echt nervig und zu zeitintensiv. In der Praxis haben sich zwei Ablage-Typen herauskristallisiert:

Sinnvolle "Apps" für das iPhone Ihres Chefs

Wie heute im Newsletter-Tipp angekündigt, haben wir eine kleine Auflistung von sinnvollen Applikationen für das iPhone von Apple für Sie zusammengestellt, die sicherlich auch hilfreich und sinnvoll für das iPhone Ihres Chefs sind. Viele der Apps sind kostenlos im iTunes Store erhältlich, einige sind aber auch schon für wenige Euro zu haben.