Wie Sie Ihre Befugnisse im Sekretariat mit der richtigen Unterschrift ausdrücken

Die Unterschrift unter einen Geschäftsbrief macht diesen rechtsverbindlich. Jedes Schriftstück sollte für den Empfänger ersichtlich machen, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Leisten Sie Ihre Unterschrift daher immer entweder mit dem Zusatz "i. A." oder "i. V.". Diese Kürzel geben einem Außenstehenden Aufschluss über Ihre Kompetenzen, also ob Sie mit umfangreicher Handlungsvollmacht oder bloß mit einer Abschlussvollmacht ausgestattet sind.

Diese Rechte sollten Sie sich für die Zeiten der Abwesenheit Ihres Chefs einräumen lassen sollten

Gibt es für die Dauer der Abwesenheit Ihres Chefs einen Stellvertreter oder gibt es eine Vertretungsregelung, haben Sie es relativ einfach. Statt für Ihren Chef arbeiten Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs für seinen Stellvertreter. Ist das nicht der Fall, müssen Sie vorab klären, wie weit Ihre Befugnisse während der Abwesenheit Ihres Chefs reichen.

Diese Vollmachten benötigen Sie in Ihrem Sekretariat

Als Sekretärin sitzen Sie hin und wieder quasi zwischen den Stühlen. Fragen wie „Darf ich das?“ oder „Fällt das in meinen Aufgabenbereich?“ kennen Sie bestimmt auch. Mit dem Beitrag „Kompetenzen im Sekretariat des SekretärinnenBriefeManagers erfahren Sie u. a., über welche Vollmachten Sie verfügen sollten, wie Sie sie eindeutig festlegen und was Sie mit Ihrem Chef klären müssen, damit Sie – dank der entsprechenden Vollmacht – immer auf der sicheren Seite sind.

Kennen Sie die Sicherheitsstufe Ihres Aktenvernichters nach DIN 32757?

In vielen Unternehmen gibt es Dokumente und Informationen, die nicht für Dritte gedacht sind und deren Inhalt dem Datenschutz unterliegt. Nicht nur in großen Konzernen, sondern zum Beispiel auch in Arztpraxen ist es wichtig, dass Informationen so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Stückelung des Urlaubs zulässig oder nicht?

Das war der Fall: Eine Mitarbeiterin war von ihrem Arbeitgeber entlassen worden. Während des letzten Arbeitsjahres hatte sie die 31 Tage ihres Jahresurlaubs in kleinere Teilurlaube aufgeteilt, einschließlich eines zusammenhängenden Urlaubs von 12 Tagen. Nach der Entlassung verlangte sie aber von ihrem Arbeitgeber noch einmal eine Vergütung für den gesamten Jahresurlaub.

Teilzeit für eine Mutter: keine Zustimmung?

Das war der Fall: Eine Mitarbeiterin eines Baumarkts hatte nach der Geburt ihres ersten Kindes bei ihrem Arbeitgeber einen Antrag auf Teilzeitarbeit gestellt. Sie wollte ihre Stundenzahl von 37,5 auf 30 reduzieren und außerdem nur noch wochentags zwischen 8:30 und 14:30 Uhr arbeiten.

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Motivationsveranstaltungen unfallversichert?

Das war der Fall: Eine Abteilungsleiterin in einem Wirtschaftsprüfungsunternehmen lud ihre 30 Mitarbeiter auf Firmenkosten zu einer betrieblichen Motivationsveranstaltung ein. Nach Fachbeiträgen und Informationen zur Abteilungsentwicklung nutzten sechs Beschäftigte das Wellnessangebot im Hotel.

Wann haften Sie für Schäden im Büro? Das sollten Sie wissen

Missgeschicke im Büroalltag sind uns allen schon passiert. Eine umgeschüttete Kaffeetasse auf dem Schreibtisch oder der Papierstau im Kopierer. Doch Achtung! Sie als Sekretärin bzw. Assistentin können im Schadensfall – wie jeder anderer Mitarbeiter auch – von Ihrem Arbeitgeber zur Kasse gebeten werden.

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Muss Ihr Chef Ihren Teilzeitwunsch erfüllen?

Das war der Fall: Vor Gericht hatte eine Mitarbeiterin geklagt, die ihre wöchentliche Arbeitszeit auf 15 Stunden verringern wollte. Ihr Arbeitgeber hatte diesen Wunsch aus betrieblichen Gründen abgelehnt.

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Kein Versicherungsschutz bei Umwegen

Das war der Fall: Ein Mitarbeiter fuhr mit dem Motorrad zur Arbeit. Weil er noch Äpfel einkaufen wollte, machte er bei einem Supermarkt halt und parkte auf dessen Parkplatz. Als er mit seinem Motorrad wieder losfuhr, kollidierte er auf dem Parkplatz mit einem Auto und zog sich bei diesem Unfall Verletzungen zu.