Abmahnung: In 6 Schritten rechtswirksam abmahnen

Wenn Ihr Chef Sie beauftragt, eine Abmahnung zu verfassen, weil ein Mitarbeiter sich nicht richtig verhalten hat, gehen Sie am besten so vor:

1. Schreiben Sie die Abmahnung zeitnah, also so schnell wie möglich nach dem Pflichtverstoss des Mitarbeiters.

Notwendige Angaben in Geschäftsbriefen und der Signatur Ihrer E-Mails

Bereits seit Beginn 2007 sind in geschäftlichen E-Mails die gleichen Angaben zu machen, wie dies bislang nur auf Geschäftsbriefen erforderlich war. Grundlage ist das Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006.

Job & Recht: Das enthält eine Stellenbeschreibung

Gute Stellenbeschreibungen helfen, Konflikte zu vermeiden, geben klare Richtlinien und ersparen Ihnen Reibungsverluste. Wenn Sie für sich selbst oder für Mitarbeiter Ihres Unternehmens eine Stellenbeschreibung verfassen sollen, müssen Sie darauf achten, dass sie folgende Angaben enthält:

Arbeitsrecht: Welche Auskünfte Sie über einen Mitarbeiter geben dürfen

Das kann schon einmal vorkommen: Ein Mitarbeiter im Team Ihres Chefs hat gekündigt und sucht eine neue Stelle. Ein potenzieller Arbeitgeber, bei dem sich der Mitarbeiter beworben hat, ruft bei Ihnen an und will Auskünfte über den Mitarbeiter haben. Weil Ihr Chef nicht da ist, sollen Sie ihm stattdessen Auskunft geben. So reagieren Sie:

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Private Ausdrucke = Fristlose Kündigung?

Das war der Fall: Ein Arbeitgeber kündigte einer Mitarbeiterin fristlos, weil er aufgrund der Installation eines Servers mehr oder weniger zufällig Zugriff auf den Inhalt des Dienst-PCs der Mitarbeiterin hatte. Dabei entdeckte er, dass sie insgesamt 138-mal aus privaten Gründen eine Datei ausgedruckt hatte.

Wie Sie Ihre Befugnisse im Sekretariat mit der richtigen Unterschrift ausdrücken

Die Unterschrift unter einen Geschäftsbrief macht diesen rechtsverbindlich. Jedes Schriftstück sollte für den Empfänger ersichtlich machen, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Leisten Sie Ihre Unterschrift daher immer entweder mit dem Zusatz "i. A." oder "i. V.". Diese Kürzel geben einem Außenstehenden Aufschluss über Ihre Kompetenzen, also ob Sie mit umfangreicher Handlungsvollmacht oder bloß mit einer Abschlussvollmacht ausgestattet sind.

Diese Rechte sollten Sie sich für die Zeiten der Abwesenheit Ihres Chefs einräumen lassen sollten

Gibt es für die Dauer der Abwesenheit Ihres Chefs einen Stellvertreter oder gibt es eine Vertretungsregelung, haben Sie es relativ einfach. Statt für Ihren Chef arbeiten Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs für seinen Stellvertreter. Ist das nicht der Fall, müssen Sie vorab klären, wie weit Ihre Befugnisse während der Abwesenheit Ihres Chefs reichen.

Diese Vollmachten benötigen Sie in Ihrem Sekretariat

Als Sekretärin sitzen Sie hin und wieder quasi zwischen den Stühlen. Fragen wie „Darf ich das?“ oder „Fällt das in meinen Aufgabenbereich?“ kennen Sie bestimmt auch. Mit dem Beitrag „Kompetenzen im Sekretariat des SekretärinnenBriefeManagers erfahren Sie u. a., über welche Vollmachten Sie verfügen sollten, wie Sie sie eindeutig festlegen und was Sie mit Ihrem Chef klären müssen, damit Sie – dank der entsprechenden Vollmacht – immer auf der sicheren Seite sind.

Kennen Sie die Sicherheitsstufe Ihres Aktenvernichters nach DIN 32757?

In vielen Unternehmen gibt es Dokumente und Informationen, die nicht für Dritte gedacht sind und deren Inhalt dem Datenschutz unterliegt. Nicht nur in großen Konzernen, sondern zum Beispiel auch in Arztpraxen ist es wichtig, dass Informationen so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.

Bilden Sie sich Ihr Urteil: Stückelung des Urlaubs zulässig oder nicht?

Das war der Fall: Eine Mitarbeiterin war von ihrem Arbeitgeber entlassen worden. Während des letzten Arbeitsjahres hatte sie die 31 Tage ihres Jahresurlaubs in kleinere Teilurlaube aufgeteilt, einschließlich eines zusammenhängenden Urlaubs von 12 Tagen. Nach der Entlassung verlangte sie aber von ihrem Arbeitgeber noch einmal eine Vergütung für den gesamten Jahresurlaub.