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Verfasst am: 27. 05. 09 [11:00]
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Belinis
Themenersteller
Dabei seit: 26.05.2009
Beiträge: 11
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Hallo erstmal,
ich bin neu hier.
Es ist sehr interessant, im Forum zu stöbern. Mir sind auch schon ein paar Tipps aufgefallen, die mir im Büro-Alltag helfen.
Seit einiger Zeit habe ich ein "Problemchen":
Ich arbeite in einer Bank mit mehreren Filialen.
Wir haben mehrere Veranstaltungsräume, die dauernd intern mit Meetings/Schulungen belegt werden.
Im Moment verwaltet jede Filiale ihre Räume selbst, entsprechend umständlich ist es, wenn man heraus finden will, welche Räume wann frei sind. Da ich seit einigen Wochen die Schulungen organisiere, geht es mir immer öfter auf die Nerven.
Ich möchte einen Planer erstellen, in dem alle Räume aufgeführt sind (am besten mit dem dazugehörenden Equipment, Personen-Fassungsvermögen etc.),
auf den alle planenden Mitarbeiter zugreifen können, aber nur bestimmte Mitarbeiter Änderungen vornehmen.
Die Tage müßten so gefüllt werden können, dass auch mehrere Veranstaltungen nacheinander pro Raum möglich sind.
Wir haben ein Netzwerk zwischen den Filialen; es gibt ein Laufwerk, auf das alle zugreifen können.
Ich hatte schon mal an so eine Art Hotelzimmer-Buchungsübersicht oder Mitarbeiter-Urlaubskalender gedacht.
Gibt es vielleicht Kalender-Vorlagen in Excel in der Art?
Ich bin sehr gespannt auf Eure/Ihre Antworten.
Viele Grüße
von
Belinis
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Verfasst am: 27. 05. 09 [12:13]
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shiny-diamond
Dabei seit: 02.04.2002
Beiträge: 1744
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Hi Belinis,
arbeitet Ihr mit Outlook?
Wir haben für unsere Besprechungsräume jeweils einen Kalender im Outlook angelegt. Diese liegen im Öffentlichen Ordner und jeder hat Einsicht und kann auch einen freien Raum belegen. Löschen kann aber nur jeder seine eigenen Reservierungen.
LG
S-D
Wer mich nicht kennt hat viel verpennt.
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Verfasst am: 27. 05. 09 [13:08]
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Belinis
Themenersteller
Dabei seit: 26.05.2009
Beiträge: 11
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Hallo zurück,
Danke für die schnelle Antwort. Die Idee ist super.
Die Daten für Personenanzahl und Equipment könnten ja als "Erinnerung" jeden Tag auflaufen...
Allerdings muß ein Kollege (wahrscheinlich ich) das ganze im Blick haben.
Wir arbeiten mit Lotus Notes. Muß mal schauen, ob das umzusetzen ist.
Danke Danke Danke
Grüße von Belinis
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Verfasst am: 27. 05. 09 [13:45]
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Oachkatzl
Dabei seit: 27.03.2009
Beiträge: 115
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Wir arbeiten auch mit Lotus Notes 
Leider habe ich für unsere Besprechungsräume dort auch noch nicht die Möglichkeit gefunden, das für alle offensichtlich zu machen. Bei uns werde ich immer in die Besprechungseinladung mit einbezogen (in Kopie) und dann muss ich das in meinen eigenen persönlichen Kalender eintragen und dort überwachen. Damit ich nicht vergesse, die entsprechende Sitzung zu "versorgen", trage ich mir jeweils eine 1/2 Stunde vorher eine Erinnerung ein, die mir sagt für wieviel Leute ich welchen Raum fertig machen muss. Zusätzlich (ich könnte ja mal nicht da sein) muss das ganze dann auch noch in einen herkömmlichen Buchkalender eingetragen werden, der bei uns am Empfang offen ausliegt.
Naja, für mich auch alles zeimlich umständlich 
Also, wenn du eine Lösung gefunden hast, dann wäre ich über Tipps überaus dankbar!!!!
Liebe Grüße
vom
Oachkatzl
Die Zukunft sollte man nicht voraussagen wollen, sondern möglich machen
und das Glück findest du nicht, wenn du es suchst, sondern wenn du zuläßt, daß es dich findet.
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Verfasst am: 27. 05. 09 [14:11]
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shiny-diamond
Dabei seit: 02.04.2002
Beiträge: 1744
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Oachkatzl,
ich kenne Lotus Notes nicht und somit auch nicht die Funktionen.
Aber nur mal eine Frage. Du hast Deinen persönlichen Kalender. Kannst Du auch auf den Kalender Deines Chefs zugreifen?
LG
S-D
Wer mich nicht kennt hat viel verpennt.
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Verfasst am: 27. 05. 09 [14:58]
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Oachkatzl
Dabei seit: 27.03.2009
Beiträge: 115
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Ja, das kann ich.
Die können mich beide authorisieren, sowohl für deren Maileingang, als auch für deren Kalender. Die Freischaltung kann in verschiedenen Authorisierungsstufen geschehen, so kann zum Beispiel festgelegt werden, dass ich nur Mails der beiden abrufen kann, die Besprechungen betreffen (findet unsere AdG immer so toll, weil sie ja sonst nicht mehr die Allmächtige ist *gg* - aber dummerweise haben unsere Chefs mir scheinbar so große Rechte eingeräumt, dass ich mich dort selbst freischalten kann, wenn sie mich da mal wieder ausklinken will *lach* - Kindergartenspiel).
Lotus Notes ist ein seeehr komplexes Programm und alle Funktionen habe ich sicherlich noch nicht gefunden, aber mir bleibt nichts anderes übrig, als mich damit zu arranchieren. Wir sind ein ziemlich großes Unternehmen und weltweit hängen alle Niederlassungen mit an dieser Vernetzung, daher werde ich da sicherlich in diesem Leben nichts mehr dran ändern 
Liebe Grüße
vom
Oachkatzl
Die Zukunft sollte man nicht voraussagen wollen, sondern möglich machen
und das Glück findest du nicht, wenn du es suchst, sondern wenn du zuläßt, daß es dich findet.
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Verfasst am: 27. 05. 09 [15:13]
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speedy1984
Dabei seit: 14.01.2009
Beiträge: 1545
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Hallo Katzl,
genauso ist das bei Outlook auch - hier sollte also eure IT dir die Rechte für die Kalender freischalten können (weil es der Raum ja nicht selbst kann).
In meiner Firma ist's so, dass die Räume auch öffentliche Kalender sind, jeder kann sich eintragen und auch seine Termine wieder löschen und ICH HABE DIE MACHT und kann alles ändern, löschen, verschieben wie auch immer (das hat mir die liebe IT so eingerichtet)
@S-D: das sollte eure IT auch machen können, wenn du die Macht haben willst und auch brauchst 
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Verfasst am: 27. 05. 09 [15:49]
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Oachkatzl
Dabei seit: 27.03.2009
Beiträge: 115
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Najaaa, hier ist nur das Problem, dass Raum nicht gleich Chef oder eine andere Person ist.
Wenn also der TID-Leiter einen Raum für 5 Pers. braucht, dann schickt er mir eine Kopie der Einladung an die anderen Teilnehmer, er fragt meist nicht erst: ist der Raum noch frei und sehen kann er das ja auch nicht, denn meinen Kalender kann sonst keiner sehen. 5 Minuten später kommt unser Einkaufsleiter und sagt ... ach Frau ***, da kommen ganz zufällig 6 NU´s zu ner Verhandlung, wir gehen in den Kleinen und dann brauche ich Kaffee und bitte Kekse. Natürlich wusste ich mal wieder vorher von nüscht
Nun fände ich es aber super, wenn es einen "Zentralkalender" gäbe, in den jeder Einsicht hätte und evtl. bestimmte Leute auch Termine eintragen könnten. Ich könnte ja jetzt sagen, ich öffne meinen Kalender für alle - Problem dabei ist nur, dass der dann nur einzusehen und zu bearbeiten wäre, wenn mein Rechner on ist bzw. ich auch anwesend bin. Sobald ich Urlaub habe oder krank bin (ich weiß, das darf nicht passieren *gg*), ist das Ganze wieder hinfällig.
Na, da waren sie wieder, meine 3 Probleme
Liebe Grüße
vom
Oachkatzl
Die Zukunft sollte man nicht voraussagen wollen, sondern möglich machen
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Verfasst am: 28. 05. 09 [09:53]
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speedy1984
Dabei seit: 14.01.2009
Beiträge: 1545
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Also Katzl,
eigentlich kann eure IT einen Kalender und eine e-Mail-Adresse für den Raum einrichten. Die ITler sollten dann auch die Rechte so einstellen, dass jeder auf diesen Kalender zugreifen kann um seine Termine einzustellen und zu löschen. Dir könnten sie den vollen Zugriff darauf geben, so wie du ihn nun bei deinem Chef hast.
Das hat den Vorteil, dass du, wenn z. B. ein MA unterwegs ist und den Raum doch nicht benötigt, den Termin löschen kannst. Bei uns funktioniert das so ohne Probleme. Am besten ist eben, so ist unsere Regel, dass jeder erst seinen Namen und dann das Thema einträgt.
So weiß auch jeder, "ok, der Termin is wichtig" - "oh, da mag ich gern in den Raum und kann direkt mit dem sprechen und das klären"
Frag doch mal bei deiner IT nach
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Verfasst am: 28. 05. 09 [10:04]
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Belinis
Themenersteller
Dabei seit: 26.05.2009
Beiträge: 11
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Guten Morgen liebe Kolleginnen,
ich bin eine Frau der Tat... Gestern habe ich meinen Chef gleich auf die Variante mit den eigenen Kalendern für jeden Raum angesprochen.
"Gute Idee - machen Sie das! Informieren Sie mich, wenn alles steht."
Heute morgen habe ich unsere IT angesprochen. Wir klären jetzt noch die Details und ab Anfang der nächsten Woche hat jeder den Zugriff.
Hach, herrlich - mein Job macht Spaß!!!
Ich bedanke mich nochmals bei Euch/Ihnen für die flinken Tipps.
Viele Grüße
von
Belinis
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Sekada Daily