Ein Sekretariat für zwei

Das klassische Sekretariat sieht so aus: eine Sekretärin, ein Chef. Das ist aber im Alltag heutzutage nicht die einzige Konstellation: Oft arbeitet eine Sekretärin für zwei oder noch mehr Chefs. Oder Sie müssen sich Ihren Arbeitsplatz mit einer anderen Sekretärin teilen, die für den gleichen Chef arbeitet.

Wenn das Ihr Fall ist, meistern Sie täglich einen Drahtseilakt, denn die Anforderungen sind besonders hoch, weil noch mehr koordiniert, abgesprochen und organisiert werden muss – ganz zu schweigen von dem Arbeitspensum, das hier noch höher ist

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Thema ohne neue Antworten

Serienbriefversand per E-Mail in Microsoft Word 97- 2003


Autor Nachricht
Verfasst am: 15. 07. 10 [11:29]
Haku
Themenersteller
Dabei seit: 15.07.2010
Beiträge: 2
 Zweimal im Jahr werden 30 Personen eingeladen sowie die Unterlagen nach der Sitzung zugesandt. Dies erfolgt per Serienbrief an 21 Personen per E-Mail. Die restlichen 9 Personen erhalten diese als Brief. Die Quelldatei ist als Tabelle in Microsoft Word geschrieben. Über Seriendruck kann ich die Datei in eine E-Mail als PDF-Datei einfügen. Wenn ich aber mehrere gleichzeitig aussuche und dann in Umwandlung als E-Mail gehe, erscheint eine E-Mail mit 1 Anlage (mit sämtlichen Briefen).

Wie erhaltie ich mehrere Verteiler (z. B. Nr. 1 - 9) des Serienbriefes in mehrere E-Mails (Pro Brief eine E-Mail!).

Es werden auch Unterlagen mitgesandt. Kann ich bei der Abfage auch die Dateien gleich mit anfügen oder muss ich es bei jeder E-Mail einzeln einfügen?

Gruß Haku
Profil
Verfasst am: 15. 07. 10 [13:53]
speedy1984
Dabei seit: 14.01.2009
Beiträge: 1486
 Hallo Haku,

herzlich willkommen hier im Forum! icon_mrgreen.gif

Bei deinem Problem kann ich dir leider nicht helfen; zum einen nutze ich Office 2007 und zum anderen habe ich noch nie gehört, dass man Serienbriefe per Mail über Word schreibt...

Aus Erfahrung kann ich dir nur sagen: es gibt kleine und nicht sehr teure Programme (wenn man genau sucht sicher auch Freeware), mit der man eine Vorlage-Mail 1x anfertigt und die dann an Mailadressen ähnlich wie ein Serienbrief verschickt. Der Vorteil ist, dass man das Layout direkt als Mail bestimmt, Anlagen auch verschicken kann und man nur die Adressdaten anwählt, d. h. nicht selbst verschicken muss. Wir haben in meiner alten Firma Newslettermailings so für 19.000 Empfänger gemacht & das hat immer gut geklappt. Leider weiß ich nicht mehr, wie das Programm von damals hieß...

Viel Erfolg & liebe Grüßle,
Speedy
Profil
Verfasst am: 16. 07. 10 [08:39]
Haku
Themenersteller
Dabei seit: 15.07.2010
Beiträge: 2
 Hallo speedy1984,

danke für deine Antwort.

Die Briefe sind Firmenpost! Ich bin im öffentlichen Dienst angestellt und da sind wir nicht so fortschrittlich mit den Programmen. Auch darf ich keine Programme herunterladen; nur unsere Administratoren.

Wir benutzen hier noch das 2003-Programm. Ich erstelle die Serienbrief auf ganz normalen Firmenbogen. Ich kann über Datei - Drucken statt die vorhanden Drucker "FreePDF XP (3.07)" anklicken und dort den Brief oder jedes x-belieges Worddokument als PDF-Datei:

in eine E-Mail anhängen,
auf dem PC abspeichern,
auf dem Desktop ablegen
und MulitDoc (keine Ahnung was das ist!)

Beim Seriendruck kann ich doch bestimmte aussuchen und ausdrucken lassen. Das ist kein Problem. Meine Frage war nur:

Bisher habe ich rausgefunden, dass ich zwar den Brief in PDF umwandeln kann. Muss aber für jeden Brief, der per E-Mail rausgeht, die Umwandlung einzelnen vornehmen. Bei 21 Briefen dauert das Ganze natürlich.
Geht es nicht wie beim Ausdruck z. B. die Nr. 1 - 9 aussuchen und in PDF umwandeln und jeder einzelne Brief als PDF-Anlage in einer eigenständigen E-Mail erscheint. Wenn ich 1 - 9 aussuche und auf PDF in E-Mail gehe dann erhalte ich eine PDF-Datei mit allen 9 Briefen hintereinander (wie als wenn ich den Serienbriefe umgewandelt hätte in eine Datei!).
Habe die Befürchtung, dass es wahrscheinlich mit anderen Programmen funktioniert, aber nicht mit FreePDF XP.

Gruß Haku

Ich möchte die Briefe 1 - 9 separat als eine PDF-Datei haben und auch in separaten E-Mails (Für jeden Brief eine neue E-Mail).
Profil
Verfasst am: 19. 07. 10 [13:37]
Ute-S
Dabei seit: 09.01.2006
Beiträge: 871
 Hallo Haku,

auch wenn Du in Word den Seriendruck in eine Datei umleitest, bekommst Du EIN Dokument mit allen Briefen. Das PDF-Programm wandelt diese Datei dementsprechend in EIN PDF um.

Warum muss der Brief denn als PDF angehängt werden? Du könntest den Text als Texkörper in einer E-Mail einfügen und per Serienbrief mit individuellen Anreden versehen lassen.

Allerdings gibt es dann immer noch das Problem, dass mit Word und Outlook keine Serien-Mails mit Anlagen erstellt werden können. Dazu brauchst Du dann Spezialprogramme.

Bei einem so kleinen Empfängerkreis würde ich eine E-Mail-Verteilerliste erstellen. Ein Mail mit "Sammelanrede" ("Sehr geehrte Damen und Herren", "Liebe Veranstaltungsteilnehmer", oder ähnlich), Unterlagen als Anlagen anhängen, Verteilerliste in BCC, Dich selbst als Empfänger und dann an alle gleichzeitig versenden.

Alternative: Ein Mail vorbereiten, in den Entwürfen von Outlook speichern und für jeden kopieren und von Hand individualisieren.

Viele Grüße
Ute
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