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Verfasst am: 04. 05. 11 [13:54]
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Firuze
Themenersteller
Dabei seit: 21.07.2003
Beiträge: 976
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Liebe Kolleginnen,
ich habe gerade einen neuen Job als Assistentin der Geschäftsleitung eines Verlages angefangen.
Bisher gab es hier eine Assistentin mit einer Vertretung für mehrere Mitglieder der Geschäftsführung.
Nun soll ich eine Analyse und daraus ableitend ein Konzept für die Aufteilung erstellen.
Folgende Fragen sind mir spontan eingefallen:
- Welche Leistungen im Sekretariat/der Assistenz nehmen Sie bisher in Anspruch?
- Fehlen Ihnen Leistungen?
- Was läuft gut?
- Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?
- Wie läuft die Kommunikation – gut – zufriedenstellend – verbesserungswürdig
- Schnelligkeit der Auftragsbearbeitung – gut – zufriedenstellend – verbesserungswürdig
- Welche Aufteilung / Zuteilung bevorzugen Sie? Thematisch oder personell?
Fallen euch noch Dinge ein, die ich berücksichtigen sollte?
Herzlichen Dank für eure Unterstützung
Firuze
"Man sieht nur mit dem Herzen gut" Antoine de Saint-Exupéry
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Verfasst am: 09. 05. 11 [16:50]
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speedy1984
Dabei seit: 14.01.2009
Beiträge: 1545
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Hallo Firuze,
ich kann mit so einem Fragenkatalog leider nicht viel anfangen:
- Welche Leistungen im Sekretariat/der Assistenz nehmen Sie bisher in Anspruch?
--> Aufgaben delegieren und Ergebnisse abholen (welche Assistenz sagt "Nein"? Wenn ich etwas nicht mache(n will/kann) suche ich jemanden, der das macht und lege meinem Chef die Ergebnisse vor)
- Fehlen Ihnen Leistungen?
--> Wenn eine Assistenz was nicht macht, würd ich mir als Chef ne andere suchen = es dürfen keine Leistungen fehlen
- Was läuft gut? / Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?
--> Das Feedback sollte ein Chef wenigstens täglich geben (wenn etwas besonders gut/schlecht war), sonst bekommt er es immer wieder falsch
- Wie läuft die Kommunikation – gut – zufriedenstellend – verbesserungswürdig / Schnelligkeit der Auftragsbearbeitung – gut – zufriedenstellend – verbesserungswürdig
--> Wenn das nicht läuft muss der Chef sofort Feedback geben! Ich erwarte bei der Aufgabenübertragung aber auch "bis heute Nachmittag" oder frage noch mal nach, bis wann es gebraucht wird
- Welche Aufteilung / Zuteilung bevorzugen Sie? Thematisch oder personell?
--> meiner Meinung nach, die erste richtige Frage  Ich arbeite personell für 2 Führungskräfte, bin aber thematisch auch für andere/s zuständig; hier wäre das Organigramm sicher ganz hilfreich (wo gibt es Überschneidungen etc.)
Ich würde für die Analyse gar nicht auf die GF zugehen, sondern eher gucken:
- was gibt es bereits für Prozesse? (Meetings/Protokolle, Bewirtung, Angebote schreiben/verschicken, Reisenbuchung...)
- welche Arbeitszeitmodelle haben die anderen? (wenn eine nur Vormittag da ist, der GF aber eher ab 11-20 Uhr, sollte sie nicht sein Aufgabengebiet übernehmen)
- wie viel ist bei welchem GF zu tun - aus Erfahrung der anderen bzw. wer der GFs macht was und wie oft selbst (wir haben große Gebiete mit nur 1 Assistenz und kleinere Gebiete mit 3-4, weil die einfach mehr abgeben bzw. mehr Arbeit anfällt)
- was kann welche Assistenz besonders gut / macht sie gerne?
Seien wir doch ehrlich: der Arbeitsbereich sollte nach uns ausgerichtet sein und nicht nach den Chefs! Wenn wir keine Lust haben, machen wir es nicht gut... Die Arbeit muss uns Spaß machen, denn ohne uns sind die Chefs KOMPLETT hilflos und aufgeflogen (bin gespannt, was hier abgeht, wenn ich mal krank bin - was ich seit ich hier bin noch nie war )
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Verfasst am: 10. 05. 11 [09:37]
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Firuze
Themenersteller
Dabei seit: 21.07.2003
Beiträge: 976
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Danke Speedy, für die Anregungen, werde ich mit "verwursteln"
Ja, mit dem Feedback der Chefs und der Dienstleistungsbereitschaft der bisher alleinigen Assistentin ist das so eine Sache , zwei Vorgängerinnen hat sie wohl schon verschlissen....und die dritte, die hier mitarbeiten soll, geht Ende des Monats erstmal in Mutterschutz...
Ich habe den Geschäftsführer auf meiner Seite, die HR-Direktorin auch, muss aber jetzt den Spagat hinkriegen, die "alte" Kollegin ebenfalls zur Zusammenarbeit zu bewegen - theoretisch kann sie mich ja am ausgestreckten Arm informationstechnisch verhungern lassen. Ich werde meinen Chef mal auf eine externe Expertenunterstützung ansprechen - die HR-Direktorin hat mich hier bestärkt - das halte ich im Hinblick auf die zukünftige Zusammenarbeit mit der Kollegin für strategisch günstiger.
"Man sieht nur mit dem Herzen gut" Antoine de Saint-Exupéry
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Sekada Daily