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Verfasst am: 11. 08. 10 [08:52]
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Secretary27
Themenersteller
Dabei seit: 23.03.2006
Beiträge: 18
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Liebe Kolleginnen,
kennt jemand von euch das Thema Abgrenzung im Sekretariat?
Ich arbeite in einem mittelständischen Unternehmen und muss mich momentan manchmal vor Kollegen abgrenzen um den Chefassistenz-Aufgaben gewachsen zu sein bzw. um meine Aufgaben erledigt zu bekommen, die mir mein Vorgesetzter stellt. Dies bedeutet, ich kann nicht immer sofort reagieren, wenn ein Kollege meine Hilfe im Sekretariat benötigt.
Mein Chef erwartet dieses Prioritäten setzen auch und ich bin auf der sicheren Seite. Nur ist es manchmal schwer für mich den Kollegen gegenüber den richtigen Ton zu treffen. Einerseits möchte ich freundlich und entgegenkommend zu meinen Kollegen sein, aber andererseits ist ein bestimmter Ton manchmal unabdingbar, damit meine ich klare Aussagen, was geht und was nicht.
Kennt sich hier jemand gut aus und kann Tipps geben?
Lg
Secretary27
[Dieser Beitrag wurde 1mal bearbeitet, zuletzt am 11.08.2010 um 08:54.]
Und wenn du meinst es geht nicht mehr, kommt irgendwo ein Lichtlein her
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Verfasst am: 11. 08. 10 [15:11]
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Zicke
Dabei seit: 11.08.2002
Beiträge: 2407
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Vielleicht kannst du in einer ruhigen Minute es den Kollegen erklaeren, dass du gerne hilfst, dass aber dein Job in erster Linie Assistenz fuer den Boss ist und das du manchmal die Arbeit fuer die Kollegen zurueckstellen musst, weil dein Boss etwas moechte.
Ach ja, und wenn ich beschaeftigt bin, dann nehme ich die Arbeit zwar trotzdem an, sage aber gleich "heute nicht", "ich brauche noch 1-2 Stunden fuer das was ich jetzt mache".
Wenn es sehr dringend ist, dann muss der Kollege sich jemand anderen suchen oder es selber machen, aber meine Kollegen akzeptieren das eigentlich immer.
Viel Glueck
Gruss aus London
Zicke
~ Change is the spice of life ~
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Verfasst am: 11. 08. 10 [15:55]
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Pinkie
Dabei seit: 15.09.2007
Beiträge: 2716
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Wenn Du ausschließlich für Deinen Chef zuständig bist und das auch ganz klar so definiert wurde in Deiner Stellenbeschreibung und Dein Chef zudem noch hinter Dir steht, würde ich es auch (freundlich) so kommunizieren. Klar, Du kannst behilflich sein, wenn es Deine Zeit zulässt, aber niemandem ist damit gedient, dass Du Zusatzaufgaben annimmst, die Du dann evt. nicht termingerecht erledigen kannst. Daher finde ich Zickes Vorschlag ganz gut.
Aber - wissen denn auch Deine Kollegen, die Dir diese Arbeiten geben, dass Du in erster Linie Chefassistenzaufgaben wahrzunehmen hast? Oft wird ja so lapidar (auch von Chefs) gerne gesagt ..."ach, dass kann Frau XYZ ja mitmachen"...kenne ich aus eigener leidvoller Erfahrung...
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Verfasst am: 12. 08. 10 [10:13]
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Secretary27
Themenersteller
Dabei seit: 23.03.2006
Beiträge: 18
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Hallo Zicke,
hallo Pinkie,
hallo alle,
@ Zicke:
Ich finde deinen Beitrag sehr gut. "Heute nicht" klingt klar und deutlich. Dies habe ich auch schon so ähnlich gemacht, bin aber dann oft in die Rechtfertigungsfalle getappt, was mich unheimlich viel Zeit gekostet hat.
Was machst du, wenn du das Gefühl hast, dich vor Kollegen rechtfertigen zu müssen was eigentlich gar nicht notwendig ist?
@Pinkie:
Danke für deine Zeilen. Habe auch schon von den Chefs gehört: "Das können Sie im Sekretariat erledigen", aber die Chefs haben nie gesagt: "Das erledigt meine Sekretärin sofort für Sie". Ich denke, die Arbeit annehmen ist manachmal gefährlich, wenn der Schreibtisch überquillt mit Chefassistenz-Aufgaben. Habe dabei die Bedenken, die Kollegen immer weiter vertrösten zu müssen. Es ist manchmal echt eine Gradwanderung und allen gerecht zu werden ist oft schwierig.
Aber ich glaub, es allen recht machen, muss man auch nicht immer. Oder wie siehst du das?
Ich bin echt positiv überrascht von euren guten, konstruktiven Vorschlägen.
Mehr davon....
Herzliche Grüße
Secretary27
Und wenn du meinst es geht nicht mehr, kommt irgendwo ein Lichtlein her
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Verfasst am: 12. 08. 10 [10:28]
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waldwichtel
Dabei seit: 04.11.2008
Beiträge: 2130
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Hallo Secretary,
fällt es dir generell schwer NEIN zu sagen?
Falls ja, dann frage dich einfach immer ob das Ding DEINS ist, wenn es NEIN ist dann frage dich ob du es überhaupt möchtest und diese Antwort solltest du auch deinem Gegenüber sagen. Sicher, am Anfang wirst du dich vielleicht etwas schwer tun, aber mit der Zeit fällt es dir dann ganz leicht.
Ein bisschen Güte von Mensch zu Mensch ist besser als alle Liebe zur Menschheit
*Dehmel*
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Verfasst am: 12. 08. 10 [11:25]
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speedy1984
Dabei seit: 14.01.2009
Beiträge: 1545
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Hallo Secretary,
ich bekomme viel Aufgaben von Kollegen, die auswärts sitzen per Mail. Bei denen geb ich eine kurze Rückmeldung, bis wann sie das brauchen. Wenn es dringend ist, leite ich es an meine Kolleginnen weiter mit der Bitte, dass sich eine andere drum kümmert, da ich für heute Land unter bin. Sollte es mehr Zeit haben, geb ich kurz an den Kollegen weiter "Ok, wird morgen von mir bearbeitet".
Genauso handhaben wir das in der Firma, wenn ein Kollege ins Zimmer kommt: "Bis wann brauchst du das? / Ist es dringend? Da ich noch den Businessplan aufstellen muss, kann ich das erst morgen machen." - o. ä. Ich musste mich noch nie rechtfertigen, gebe immer nur kleine Stichworte wie "muss noch das hier zu Ende machen" oder je nach Kollege "Ich schreib grad eben noch die 100 Rechnungen, damit du dein Gehalt überwiesen bekommst" 
Weiter ins Detail solltest du nie gehen müssen - vor allem nicht, wenn du in erster Linie Chef-Assistenz bist!
Grüßle,
Speedy
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Sekada Daily