In vielen Unternehmen ist die Sekretärin eng in die Organisation einer Messe eingebunden. Manchmal bleibt sogar alles an ihr hängen. Das ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die viel Umsicht erfordert. Der kleinste Fehler kann weitreichende Auswirkungen haben. Der Beitrag "Wie Sie den Messeauftritt Ihres Unternehmens perfekt organisieren" des Sekretärinnen-Handbuchs hilft Ihnen, garantiert an alles zu denken, damit der Messeauftritt Ihres Unternehmens ein Erfolg wird und Sie anschließend für Ihre perfekte Organisation gelobt werden. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf den kompletten Beitrag:

Bei der Bewirtung am Messestand sollten Sie folgende Aspekte unbedingt berücksichtigen:

1. Der Platz am Messestand ist begrenzt und somit auch die Ablage- und Abstellfläche. Der Messestand muss immer gepflegt und aufgeräumt aussehen – benutzte Tassen und Teller sollten also stets sofort weggeräumt und so schnell wie möglich gereinigt werden. Bringen Sie benutztes Geschirr daher sofort in den Ihrem Messestand angegliederten Lagerraum, wo Sie immer eine Spülschüssel oder besser noch eine Spülmaschine haben. Es gibt heute auch sehr kleine, extrem leise Spülmaschinen, die mit einer sehr kurzen Spülzeit dafür sorgen, dass Sie immer schnell wieder sauberes Geschirr am Messestand zur Verfügung haben.
2. Denken Sie unbedingt an Abfallbehälter!
3. Der stundenlange Aufenthalt in einer Messehalle mit der fortwährenden Reizüberflutung durch neue Produkte, Hektik, Lichteffekte, Lautstärke und der Mangel an frischer Luft sind außerordentlich anstrengend und ermüdend. Stellen Sie also am Messestand immer Wasser, Säfte, Tee und Obst bereit – damit sind Sie leistungsstärker als mit Kaffee, Schokolade oder gar Alkohol. Auch Gemüsesticks sind eine gute Alternative, denn sie können gut vorbereitet und portionsweise im Kühlschrank aufbewahrt werden.
4. Halten Sie für Ihre Gäste Kaffee, Wasser und Tee bereit. Milch, Zucker, Gebäck und/oder Obst sollten ebenfalls auf Ihrer Einkaufsliste für die Ausstattung Ihres Messestands stehen.
5. Wenn Sie eine Party am Messestand oder ein spezielles Event mit geladenen Gästen planen, denken Sie an den begrenzten Platz und daran, dass Ihre Gäste im Normalfall mit einer Hand bereits ein Glas halten. Als leichter Snack eignet sich darum am besten so genanntes Fingerfood, das Ihren Gästen vom Servicepersonal angeboten wird. So können die Gespräche weitergeführt werden, ohne dass sich Ihr Besucher am Messestand nach Essbarem umsehen muss.
6. Wenn Sie eine größere Veranstaltung am Messestand planen, wenden Sie sich am besten an ein Catering-Unternehmen. Ein solches kann den  Verpflegungsbedarf genauer einschätzen und Ihnen für Ihre Veranstaltung auch das eigens dafür geschulte Personal zur Verfügung stellen.

Planen Sie vorher auch mit ein, ob Sie Ihre eigenen Mitarbeiter während der Messe am Messestand mit versorgen wollen.

Denken Sie daran, für Ihre Gäste und Mitarbeiter für die Abende Tische zu reservieren beziehungsweise in bestimmten Restaurants ein gewisses Kontingent an Plätzen vorzusehen, damit Sie auch während der Messe noch Kunden einladen können.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Auch wenn Sie Ihren Gästen Alkohol anbieten: Trinken Sie nicht mit – ein angeheiterter Mitarbeiter am Messestand – das wirft ein schlechtes Licht auf das ganze  Unternehmen. Nach welchen Anforderungen Sie das Standpersonal aussuchen sollten, lesen Sie jetzt hier im Sekretärinnen-Handbuch.