So organisieren Sie Geschäftsreisen mit links

Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie die Fachfrau für alle Belange, die im Büroalltag anfallen. Ihr Aufgabenbündel wird mit der Zeit nicht nur immer größer, die scheinbar „bekannten“ Bereiche verändern sich dazu noch ständig und wandeln sich zu kompletten Fachgebieten. So geschieht es auch mit dem Thema Reiseorganisation:

Durch die fortschreitende Globalisierung werden Geschäftskontakte immer internationaler. Daraus resultieren immer häufiger Situationen, in denen die persönliche Anwesenheit von Ihrem Chef oder anderen Teammitgliedern vor Ort unverzichtbar sind.

Der Trend kommt also nicht von ungefähr, dass sich aus den gestellten Anforderungen ein ganzes Berufsfeld „Travel Management“ entwickelt hat.

Von Ihnen als Sekretärin oder Assistentin wird ganz selbstverständlich vorausgesetzt, dass Sie immer „up to date“ sind. Die Anforderungen Ihres Berufes sind enorm hoch, dabei wird selten geschätzt, wie viel Sie leisten. Chef und Kollegen kommen mit allen möglichen Anliegen zu Ihnen – Sie können PC und Internet optimal bedienen, kennen alle internen Richtlinien, gesetzliche und steuerliche Bestimmungen – und das, für gewöhnlich, ganz ohne betriebliche Fortbildung.

Wie Sie zu all dem kommen, will meist keiner wissen. Nur wenn einmal etwas schiefläuft, dann haken Chef und Kollegen gern mal genauer nach, wie das nur passieren konnte! Es ist eine Sache, Sie für Fehler und Pannen zur Rechenschaft zu ziehen. Die andere ist es, Ihnen zu helfen, diese möglichst zu vermeiden.

Das Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ hilft Ihnen dabei. Es zeigt Ihnen von der Planung bis zur Abrechnung einer Geschäftsreise:

	Worauf Sie bei der Buchung von Hotel und Transportmittel unbedingt achten müssen
	Die 16 besten Reise-Spartipps
	Rufnummern und Adressen, die Sie dem Reisenden unbedingt mitgeben müssen
	Links, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen
	Zahlreiche Brief- und E-Mail-Vorlagen für jede Phase der Geschäftsreise. Damit haken Sie Ihre Reise-Korrespondenz in Minutenschnelle ab.
	Wie Sie dank praxiserprobter Checklisten garantiert nichts mehr vergessen

So klappt die Reise von der Planung bis zur Abrechnung perfekt Mit „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ haben Sie einen zeitgemäßen, unkompliziert geschriebenen Ratgeber für Ihre Reiseorganisation zur Seite. Dieses Buch ist in seiner Sparte topaktuell und geht genau auf die Problematik von Sekretärinnen und Assistentinnen ein. Dieser Ratgeber eignet sich als leichte Abendlektüre genauso wie als Nachschlagewerk am Schreibtisch. Schnell und praxistauglich finden Sie konkrete Antworten – ohne langes Studieren!

Die perfekte Geschäftsreise – von der Planung bis zur Abrechnung TOPAKTUELL DAS Praxishandbuch

So sorgen Sie dafür, dass alles glattläuft

Weil schlussendlich Sie Rede und Antwort stehen, legen Sie Grundsätzliches schriftlich fest. Reiserichtlinien gelten zum Wohle aller an einer Reise Beteiligten. Deshalb widmet das Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ sein erstes Kapitel diesem wichtigen Thema. Es zeigt Ihnen, wie Sie als Projektverantwortliche die Zügel in der Hand halten und souverän die involvierten Abteilungen und Partner durch das Projekt führen.

Was tun – Reisebüro oder selbst buchen?

Bei dem heutigen Überangebot an Webportalen, Reisebüros, Fluggesellschaften und Hotels stehen Ihnen viele Wege offen. Das Angebot ist so groß wie unüberschaubar. Hier wird es gefährlich, sich zu verzetteln! Andererseits ist das Sparpotenzial enorm, wenn man die gebotenen Möglichkeiten optimal zu nutzen weiß.

Mit „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ erfahren Sie, wie Sie die vielen Sparpotenziale nutzen, ohne auf Leistungen verzichten zu müssen. Ihr Chef wird sich freuen!

Unabhängig davon, ob Sie die Flug- und Hotelbuchung selbstständig machen, oder ein Reisebüro beauftragen, Sie müssen immer genauestens Bescheid wissen, um den Reisenden höchsten Komfort zu besten Preisen zu bieten und darüber hinaus noch viele andere Einzelheiten zu bedenken:

	Der richtige Reisezeitpunkt Links zu allen Feiertagen weltweit, Ferienzeiten, Messetermine, Klimabedingungen… finden Sie in „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“
	Die notwendigen Reisedokumente, Geschäfts- und Präsentationsunterlagen Eine Liste aller erforderlichen Reisedokumente finden Sie in diesem Ratgeber. Außerdem erfahren Sie, wie Sie sicherstellen, dass rechtzeitig alle Papiere gültig und vollständig verfügbar sind.
	Eine straffe Reiseplanung Zeit ist Geld – und beides darf auf Reisen nicht verschwendet werden. Um Termine effektiv zu planen, müssen Sie Uhrzeit, Distanzen und Zeitdifferenzen im Reiseland kennen. Wie Sie diese Einstellungen in Outlook vornehmen und die Weltzeituhr einsehen, lesen Sie in „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“.
	Perfekte Korrespondenz Sie erhalten perfekt vorformulierte Korrespondenzvorlagen von der Terminbestätigung bis zum Brief nach der Reise, in dem sich Ihr Chef für die Gastfreundschaft bedankt, und mündlich getroffene Vereinbarungen bestätigt.
	Sicherheit und Gesundheit Ein Unternehmen übernimmt für Mitarbeiter auf Reisen die Fürsorgepflicht. Lesen Sie, was Sie versicherungsrechtlich unbedingt klären müssen. Legen Sie Ihrem Chef in seiner Reisemappe ein Informationsblatt bei, um über alle landestypischen Eigenheiten zu informieren. Auch hierfür gibt es ein Formblatt im Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“.
	Vorsorge für den Notfall Es gibt genügend missliche Umstände, in die Ihr Chef oder ein anderer Reisender auch ohne eigenes Verschulden geraten kann. Der Praxis-Ratgeber „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ hilft Ihnen, ganz einfach vorzubeugen.
	Notfall-Checklisten
	6 wichtige Safety-Tipps
	Notfallnummern, z. B. für Polizei, Rettung und Feuerwehr für alle Länder – von A(egypten) bis Z(ypern).

Nutzen Sie den Reiseplan als Leitfaden!

Mit dem Reiseplan haben Sie ein Instrument zur Hand, das Ihnen dank der „Alles auf einen Blick“-Funktion zeigt, auf welchem Stand sich Ihre Reiseorganisation gerade befindet. So können Sie jederzeit den Faden wieder aufnehmen – auch wenn Telefon, Chef und Kollegen Ihre Konzentration dauernd unterbrechen. Sie verlieren nicht die Nerven und finden schnell in die Aufgabe zurück. Außerdem verschaffen Ihnen die Checklisten ein gutes Gefühl, alles bedacht und im Griff zu haben. Schnell werden Sie Routine und Sicherheit bei allen Themen rund um die Geschäftsreise entwickeln.

Wie Sie bis ins Detail alles perfekt organisieren

Gehen Sie bei jeder Reise so vor, als wäre Ihr Chef oder der Kollege zum ersten Mal unterwegs. Lieber eine Information zu viel als zu wenig.

Werden Sie ein Profi darin, alle Eventualitäten zu bedenken – und seien Sie sicher: Ihr Chef wird es Ihnen danken!

Denn bei seiner nächsten Reise in einem arabischen Land muss er nicht mehr versuchen, dem Taxifahrer auf Englisch zu sagen, wo er gern hin möchte. Für diesen Fall haben Sie ab sofort immer eine Zieladresse und Wegbeschreibung in Landesschriftzeichen in seine Reisemappe gelegt.

„Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ bietet Ihnen einen reichen Fundus dieser notwendigen, schwer zu recherchierenden Details:

• Ziffern und Zahlen von 1 bis 10 in den 3 häufigsten fremdländischen Schriftzeichen, damit Ihr Chef weiß, was das Geld in seiner Börse wert ist.
• 22 Begriffe und Kürzel der internationalen Hotellerie, damit Sie die Ansprüche Ihres Chefs an Leistung und Komfort immer genau treffen.
• Die aktuellen Absatzbeträge für die Reisekostenabrechnung – so gelingt Ihre Abrechnung garantiert schnell und effizient.
• Auslandspauschalen von A(egypten) bis Z(ypern) für über 200 Länder. Das spart richtig Zeit!

So wird die Reisekostenabrechnung kinderleicht

Ist die Reise vorbei, geht‘s für Sie erst richtig los. Nun gilt es, alle Vereinbarungen, Entscheidungen und Ziele, die der Reisende unterwegs getroffen hat, schnellstens zu bearbeiten und die Reisekostenabrechnung zu machen.

Keine andere Aufgabe wird so sehr von der „Aufschieberitis“ heimgesucht wie diese. „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ sagt Ihnen, was Sie alles – schon vor der Reise – tun können, damit Sie immun gegen dieses Virus sind und auch diese Hürde spielend überwinden.

Mit dem Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ haben Sie einen topaktuellen Ratgeber für Geschäftsreisen. So gelingt auch Ihre Reiseorganisation schneller, besser, billiger. Sie werden für Ihr Unternehmen Geschäftsreisen sicher, effizient und komfortabel gestalten und das wird Ihr Chef sicher zu schätzen wissen.

So machen Sie sich für ihn unentbehrlich!

Mit perfektem Reisemanagement stärken Sie die internationalen Geschäftsbeziehungen Ihres Unternehmens

Es gibt kaum ein Unternehmen in Deutschland, das nicht mit ausländischen Kunden und Geschäftspartnern zu tun hat. Die Globalisierung schreitet immer weiter fort und macht auch vor kleinen und mittelständischen Betrieben nicht Halt. Um diese Kontakte herzustellen und zu pflegen, sind Geschäftsreisen unerlässlich.

Auch wenn Ihr Chef und einzelne Mitarbeiter unterwegs sind, muss der Betrieb uneingeschränkt weiterlaufen und es muss gewährleistet sein, dass die Reisenden unterwegs handlungsfähig sind. Viele Details sind daher zu planen und zu managen.

Als Travel-Managerin sorgen Sie für reibungslose Geschäftsreisen

Sie als Sekretärin oder Assistentin müssen alle Fäden in der Hand halten, souverän und professionell alle Belange einer Geschäftsreise bedenken und organisieren.
Sie sind für Erfolg und Sicherheit der Reise verantwortlich!

Dieser Aufgabe ist man nicht automatisch gewachsen. Doch Ihr Chef und auch die Kollegen werden Sie mit Wertschätzung und Bewunderung belohnen, wenn Sie Geschäftsreisen straff, komfortabel und preisgünstig organisieren. Das Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ hilft Ihnen dabei.

Mit diesem Ratgeber vermeiden Sie peinliche Pannen

Rund um Geschäftsreisen gibt es viele Fettnäpfchen, in die man aus Unwissenheit und Unerfahrenheit treten kann. „Aus Fehlern wird man klug“, sagt ein Sprichwort. Das heißt aber nicht, dass Sie die Fehler selber machen müssen. Unbedachte, nachlässig durchgeführte Geschäftsreisen können das Unternehmen eine Menge Geld und Ansehen kosten. Dafür müssen schlussendlich Sie geradestehen.

So werden Sie zur kompetenten Travel-Managerin Ihres Unternehmens Mithilfe der zahlreichen Tipps, Checklisten und Mustervorlagen werden Sie Ihre Aufgaben künftig nicht nur viel einfacher und schneller erledigen, Sie werden auch laufend besser. Diese Professionalität und Souveränität verschafft Ihnen eine noch verantwortungsvollere Vertrauensstellung bei Ihrem Chef. In „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ hat Sekretariats-Expertin Alexa Siersdorfer all ihr Wissen für Sie zusammengefasst. Sie ist selbst ständig weltweit unterwegs, kennt die problematischen Situationen auf Reisen, in anderen Ländern und Kulturen. Ihr Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ ist nicht nur topaktuell, es bietet in gebündelter Form alle wichtigen Hinweise, Links und Bestimmungen. Das „Best-of“ der Reiseorganisation im Sekretariat! Nutzen Sie die Erfahrung von Alexa Siersdorfer, die schon auf allen Kontinenten unterwegs war!

Alexa Siersdorfer, die Autorin vom Praxishandbuch „Travel Management für Sekretariat und Assistenz“ hat als Chefredakteurin von „Office KORRESPONDENZ aktuell“ schon vielen Sekretärinnen und Assistentinnen geholfen, ihre Arbeit zu erleichtern. Lesen Sie hier, was zufriedene Leserinnen berichten: „Frau Siersdorfer hat immer die richtigen Antworten schnell und praxisnah parat. Für mich ein unverzichtbarer Leitfaden …“ S. Darmke „Ich war ganz erstaunt, wie locker, kurzweilig und einprägsam alles erklärt war. Es hat mich sehr angesprochen.“ G. Merschner