TOPAKTUELL
Das neue Praxis-Handbuch
„Taktvolle Kondolenzbriefe“ von

• 31 einfühlsame Musterbriefe fertig geschrieben für verschiedene Traueranlässe in Ihrem Sekretariat:

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie den Kondolenzbrief am besten aufbauen
• 5 taktvolle Formulierungsbeispiele für Anzeigen und Nachrufe in Ihrem Sekretariat
• Wichtige Tipps und Empfehlungen für die „Formalien“ von Kondolenzbriefen, die Sie unbedingt beachten müssen; für das richtige Verfassen eines Nachrufs und auch für das „richtige“ Verhalten auf der Trauerfeier - Wo sitzen Sie? Wie sind Sie gekleidet? Wie kleidet sich ihr Chef?
• 12 absolute Don´ts für Ihre Kondolenzschreiben
• 3 Musterbriefe für stilvolle Dankschreiben, falls Ihr Chef einen Verlust erlitten und Kondolenzbriefe erhalten hat
• To-Do-Listen, wenn Sie im Fall der Fälle eine Beerdigung organisieren müssen
• 9 stilvolle Zitate für Ihr Kondolenzschreiben

So überwinden Sie die eigene Sprachlosigkeit

Ihr Kondolenzschreiben darf nicht das Empfinden wecken, dass Sie lediglich einer unliebsamen Pflicht nachkommen, sondern sollte vielmehr dem Empfänger zeigen, wie sehr Sie beziehungsweise Ihr Chef mit ihm fühlen – soweit ein Außenstehender das überhaupt kann. Sicherlich: Im Geschäftlichen ist oft etwas Distanz und Sachlichkeit gefragt. Dennoch: Es geht nicht um ein Angebot oder einen Auftrag, sondern um den Tod eines geschätzten Menschen.

Der italienische Philosoph und Therapeut Piero Ferucci schreibt in seinem Buch „Nur die Freundlichen überleben“:

„Leidende Menschen brauchen keine Diagnosen, Ratschläge, Deutungen, Beeinflussungen, sondern echtes bedingungsloses Einfühlungsvermögen. Sobald sie wenigstens das Gefühl haben, dass jemand sich mit ihren Erfahrungen identifiziert, können sie ihr Leiden loslassen und geheilt werden.“

Außerdem müssen Sie schnell handeln, denn die ersten Beileidsbekundungen sind die wertvollsten, da der Trauernde sich nach Beistand und Trost sehnt. Gerade jetzt möchte er erfahren, dass auch andere den geliebten Menschen vermissen und um ihn trauern.

Doch woher überhaupt persönlichen und individuellen Inhalt für den Kondolenzbrief nehmen, wenn Sie den Verstorbenen kaum oder gar nicht kannten und Ihr Chef nur sagt: Denken Sie sich mal was aus … Dann ist guter Rat teuer!

Von Ihnen als Sekretärin wird erwartet, dass Sie immer wissen, wie und was zu tun ist und auch bei schwierigen Anlässen wie Beileidsschreiben immer die richtigen Worte finden. Die Anforderungen Ihres Berufs sind enorm hoch, dabei wird selten gesehen und geschätzt, wie viel Sie tagtäglich leisten. Chef und Kollegen kommen mit allen möglichen Anliegen zu Ihnen:

• Sie organisieren den Terminkalender Ihres Chefs
• Sie bereiten die Geschäftsreisen für Ihren Chef vor - und oft auch für andere Teammitglieder
• Sie denken immer für alle mit
• Sie beantworten Fragen rund um PC und Internet
• Sie sprechen Englisch und halten sich immer auf dem Laufenden
• und vieles, vieles mehr!

Wie Sie zu all dem Know-how kommen, will meist keiner wissen. Sie sind ein Multitasking-Talent und müssen in allen Bereichen fit und perfekt organisiert sein. Wenn Sie aber mal etwas vergessen oder Ihnen ein Fehler passiert, der bei einem Kondolenzbrief sehr peinlich oder pietätlos wirken kann, dann fragt Ihr Chef gern mal genauer nach, wie das denn nur passieren konnte.

Ein Trauerfall ist ein echter Extremfall – Sie müssen sichergehen, dass Sie extrem genau agieren

Denn es wäre schon sehr peinlich, wenn Sie zum Beispiel vergessen haben, einen Ihrer Kollegen über den Tod eines Geschäftspartners zu informieren. Und dieser Mitarbeiter dann eines Tages im Unternehmen Ihres Lieferanten anruft und bittet, mit dem verstorbenen Herrn Meier verbunden zu werden.

Unangenehm wäre auch, wenn Sie im Namen Ihres Unternehmens einen aufwändigen Kranz zur Beerdigung schicken lassen, die Familie des Verstorbenen aber um Geldspenden für einen guten Zweck anstelle des Grabschmucks gebeten hatte.

Oder Sie den Umschlag des Kondolenzbriefs mit „An das Trauerhaus“ adressieren oder Sie einen anderen peinlichen Fehler begehen ...

Genau deshalb müssen Sie in einem so sensiblen Fall besonders vorsichtig vorgehen.

Sie müssen nicht nur für den Trauerfall alle „Formalien“ kennen. Sie müssen auch die richtigen Worte für Ihr Kondolenzschreiben finden. Ein Kondolenzbrief an die Witwe eines langjährigen Mitarbeiters, der nach langer Krankheit verstorben ist, muss ganz anders verfasst sein als ein Beileidsschreiben an den Mitarbeiter, der nach einem tragischen Unfall seine Ehefrau verloren hat.

Schreiben Sie also nicht nur:

Sehr geehrte Frau Meier,

zum Tode Ihres Mannes möchten wir Ihnen unser tief empfundenes Mitgefühl übermitteln. Er wird in Gedanken immer bei uns sein.

In tief empfundener Trauer

XY GmbH

So nicht:

Liebe Familie Meier,

die Nachricht vom Tod Ihres verehrten Vaters hat uns zutiefst erschüttert. Seien Sie unserer Anteilnahme versichert. Wir werden ihn niemals vergessen.

In tiefer Trauer

XY GmbH

• Würdigung des Verstorbenen
• Erinnerungen an den Verstorben (wenn möglich konkret, mit Details)
• Anteilnahme, Solidaritätsbekundung
• Eigene Gefühle und Erfahrungen
• Hilfsangebote, Unterstützung
• Zitate

So nicht:

„Die Nachricht vom Dahinscheiden Ihres Mannes hat uns tief getroffen ...“

Besser so:

„Gestern haben wir erfahren, dass Ihr kleiner Sohn Klaus plötzlich und unerwartet gestorben ist. Diese Nachricht hat uns sehr bestürzt.“

Oder:

„Ihre Sekretärin Frau Meyers rief soeben bei uns an und teilte uns mit, dass Ihr Geschäftsführer Martin Schmied gestorben ist. Diese Nachricht hat uns sehr traurig gestimmt.“

„Die Erinnerung ist das einzige Paradies, aus dem wir nicht vertrieben werden können."

Lieber Herr Brunner,

ich wünsche Ihnen genug Ruhe und Muße, um in diesem Paradies erst einmal neue Kraft zu schöpfen. Ich wünsche Ihnen den Mut, dieses Paradies beizeiten immer wieder aufzusuchen ...

Lesen Sie hier, was zufriedene Leserinnen berichten:

„Glücklicherweise kommt man ja sehr selten in die traurige Situation, dass man vom Tod eines Mitarbeiters oder Geschäftspartners erfährt und reagieren muss. Besonders das Schreiben an die Angehörigen fällt mir schwer. Als jedoch vor einem Monat die junge Ehefrau eines Mitarbeiters ganz unerwartet starb, hatte ich das Drama. Der neue Sekada-Ratgeber hat mir hier mit einem Kondolenzbrief, den ich ausgewählt und leicht angepasst habe, ausgeholfen!“

B. Burkhardt

„Für den Fall der Fälle ist dieser Ratgeber ein echter Retter! Ich hoffe, dass ich so schnell keinen Kondolenzbrief schreiben muss, bin mir aber sicher, dass ich in dem Fall sofort mit einem taktvollen Kondolenzbrief reagieren kann, denn die Briefe im Sekada-Buch sind stilvoll und professionell. Nun bin ich für den Ernstfall gewappnet!“

E. Venjakob