Egal, ob Dreizeiler oder Bewerbungsanschreiben, per E-Mail oder per Brief: Schreiben Sie niemals „In der Anlage übersende ich Ihnen …“! Denn diese Floskel kennt der Empfänger Ihres Anschreibens zu Genüge und wird Ihrem Brief weniger Beachtung schenken, vielleicht sogar gar nicht lesen. Und dies ist nur eine von vielen Fettnäpfchen-Fallen, in die Sekretärinnen jeden Tag ungeahnt tappen. Sie auch, liebe Kollegin? Machen Sie es besser, so wie diese Kollegin: Maria König kennt alle Do’s und Don’ts für Anschreiben und ist bei Chef, Kollegen und Kunden für ihre perfekte Korrespondenz hoch angesehen.

Liebe Kollegin, Goethes Entschuldigung „Bitte entschuldige den langen Brief, ich hatte keine Zeit für einen kürzeren“ bringt es auf den Punkt: Oft sind es gerade die kurzen Schreiben, die uns Kopfzerbrechen bereiten. Doch mit welchen Worten verschicken Sie ein geschäftliches Anschreiben oder was schreiben Sie in den Begleitbrief, der einem Geschäftsführungsprotokoll hinzugefügt werden soll? Eigentlich gibt es ja nicht mehr viel zu sagen, außerdem versenden Sie tagtäglich so viele Informationen, denen nur ein kurzes Begleitanschreiben hinzugefügt werden muss, trotzdem sollten Sie nicht einfach schreiben:

„Angehängt / Beigefügt erhalten Sie …“ oder „In der Anlage senden wir Ihnen …“

Das sind Floskeln, die jeder schreibt. Der Empfänger Ihres Anschreibens hat diese Formulierungen schon in Hunderten Briefen anderer Firmen gelesen. Ihre Schreiben heben sich damit nicht von denen Ihrer Konkurrenz ab.

Maria König formuliert Einstiege in ihre Anschreiben gern als nahtlose Übergange von Betreffzeile, Anrede und Beginn des Textes. Das bringt Bewegung in das Schreiben. Zum Beispiel:

Ich habe mich sehr beeilt, lieber Herr Meier, damit Sie das Protokoll des Geschäftsleiterkreises so schnell wie möglich in Ihrem Posteingang finden …

In dem neuen Praxis-Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ von finden Sie viele weitere Formulierungsbeispiele für einen gelungenen Brief-Einstieg. So bringen Sie im Handumdrehen Schwung und Abwechslung in Ihre Anschreiben.

„Früher war alles besser …“
… aber vielleicht auch weniger interessant? Eins steht fest: Früher war das Leben einer Sekretärin um einiges einfacher – sie war hauptsächlich für das Diktat Ihres Chefs, seinen Terminkalender und das Telefon verantwortlich. Heute sind Sie als Sekretärin eine echte Office-Managerin, denn Sie sind der „verlängerte Arm“ Ihres Chefs.

Ihre Korrespondenz-Aufgaben sind unzählig. Sie haben nicht nur eine Vielzahl unterschiedlicher Schreiben tagtäglich zu erstellen, die an eine Vielzahl verschiedenster Empfänger gehen, sondern müssen auch noch beachten, dass

• … Ihre Schreiben DIN-gerecht sind und immer den richtigen Ton treffen,
• … Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung tiptop sind,
• … etwaige englischsprachige Korrespondenz fehlerfrei ist,
• … Sie abwechslungsreich und zeitgemäß, aber immer korrekt und stilvoll formulieren,
• ... und so vieles mehr ...

„Könntest du mir mal eben helfen?“ – Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor?
Ich weiß, dass Sie als Sekretärin – genau wie Maria König – ein Multitasking-Talent sind. Aber dennoch ist es in der Alltagshektik nicht immer möglich, all diese Punkte absolut fehlerfrei zu berücksichtigen. Zumal Sie niemanden haben, der über Ihre Anschreiben schauen kann. Im Gegenteil, Ihre Kollegen kommen zu Ihnen und fragen, ob Sie „mal eben“ über ihre Briefe schauen können.

Dazu kommt, dass das Schreiben von Briefen und E-Mails aller Art ja schließlich nicht Ihre einzige Aufgabe im Sekretariat ist! Denn so „ganz nebenbei“ müssen Sie vielleicht noch …

• die nächste Geschäftsreise Ihres Chefs organisieren
• das permanent klingelnde Telefon bedienen
• den Kalender Ihres Chefs pflegen und ihn an die nächsten Meetings erinnern
• Gäste Ihres Chefs empfangen und bewirten …

Die Aufgaben sind unendlich!

Wie sollen Sie da immer auf die Schnelle den richtigen Ton und zeitgemäße und einwandfreie Formulierungen für Ihre Anschreiben finden?

Machen Sie es wie Maria König:
Mit dem neuen Praxis-Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ von bringen Sie Schwung und Abwechslung in Ihre Anschreiben, gestalten Sie sie hundertprozentig DIN-gerecht und hinterlassen im Handumdrehen den besten Eindruck.

Bei Anschreiben gibt es 2 große Knackpunkte: Der Inhalt (WAS) und die Form (WIE)
Für die korrekte Form Ihrer Anschreiben ist die DIN 5008 die Grundlage. Sie gehört zu Ihrem Handwerkszeug im Sekretariat. Die DIN 5008 erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, WAS zu schreiben ist, sondern WIE. Das „WIE“ ist vor allem wichtig, um in Ihrem Sekretariat, Ihrer Abteilung – am besten in Ihrer gesamten Firma – ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen zu geben.

Denn nur mit form- UND (!) DIN-5008-gerechten Anschreiben machen Sie als Sekretärin immer einen professionellen Eindruck!

Niemand möchte bei jedem Brief, den er erhält, das Suchspiel starten: „Na, wo hat sie denn dieses Mal das Datum versteckt?“ Sie wollen zu Recht auf Anhieb wissen, an wen das Schreiben gerichtet ist und worum es geht. Die DIN-Norm ordnet und erleichtert diese Arbeit ungemein. Deshalb müssen Sie unbedingt die Regeln der DIN 5008 kennen und immer in Ihrer Sekretariats-Korrespondenz anwenden. Nur leider ist das Regelwerk mehr als 50 Seiten stark und alles andere als praxisorientiert und verständlich geschrieben. Aber welche Sekretärin hat schon genügend Zeit, sich mit allen Punkten der DIN auseinanderzusetzen, sie richtig zu verstehen und in die eigene Sekretariats-Praxis umzusetzen?

Doch Ihre Briefe sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Der äußere Eindruck bzw. das äußere Erscheinungsbild ist dabei wichtiger als viele denken. Denn wenn schon die Briefform nicht ansprechend ist, beschäftigt sich der Adressat oft erst gar nicht richtig mit den Inhalten.

In dem neuen Praxis-Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ von hat das -Redaktionsteam alle wichtigen Punkte der DIN 5008 aufgegriffen, praxisnah und übersichtlich aufbereitet und für „Normalsterbliche“ übersetzt.

Dazu kommt: Auf das „WAS“, also den Inhalt, kommt es schließlich auch noch an!

Ein formal richtiges Anschreiben, das alle Empfehlungen der DIN 5008 berücksichtigt, bringt Ihnen wenig, wenn der Brieftext inhaltlich langweilig und voller Floskeln ist. Den richtigen Einstieg zu finden, ist oftmals das Schwierigste an einem Anschreiben. Die ersten Worte prägen den Stil des Briefs, wecken das Interesse des Lesers oder vergraulen ihn von Anfang an. Doch welche Formulierungen sind in 2010 noch zeitgemäß – welche veraltet?

Sie schreiben zig Anschreiben verschiedenster Art am Tag. Von Begleitschreiben für den Versand von Protokollen, Berichten, Informationsmaterial, Prospekten und Preislisten bis hin zu Anschreiben für Ihre Bewerbung. Das alles mal elektronisch und mal auf Papier. Interne und externe Schreiben, an die verschiedensten Empfänger. Ihre Anschreiben müssen also mal klassisch, mal kreativ, mal in einem emotionalen und mal in einem sachlich bestimmten Tonfall ausfallen.

Sie sind ein echtes Allround-Talent – ganz ohne Frage!
Von Ihnen als Sekretärin oder Assistentin wird ganz selbstverständlich vorausgesetzt, dass Sie immer eine Idee haben und die richtigen Worte finden. Die Anforderungen Ihres Berufs sind enorm hoch, dabei wird selten geschätzt, wie viel Sie leisten. Chef und Kollegen kommen mit allen möglichen Anliegen zu Ihnen:

• Sie organisieren den Terminkalender Ihres Chefs,
• Sie können PC und Internet optimal bedienen,
• Sie organisieren für Ihren Chef und oft auch für die Mitarbeiter Geschäftsreisen,
• Sie denken immer für alle mit,
• Sie sprechen Englisch und
• Sie halten sich immer auf dem Laufenden – und das für gewöhnlich ganz ohne betriebliche Fortbildung.

Wie Sie zu all dem kommen, will meist keiner wissen. Sie sind ganz selbstverständlich das Multitasking-Talent und müssen in allen Bereichen fit und perfekt organisiert sein. Wenn Sie aber mal etwas vergessen, dann haken Chef und Kollegen gern mal genauer nach, wie das nur passieren konnte!

TOPAKTUELL Das neue Praxis-Handbuch „Perfekte Anschreiben“ von Ein perfekter Musterbrief zur Erläuterung des korrekten Aufbaus Ihrer Anschreiben: von „Absender“ über „Anschriftenfeld“, „Betreffzeile“ und „Datum“ bis zu „Unterschrift“, „Anlagen“ und „Geschäftsangaben“ auf Ihrem Briefbogen 20 vorformulierte Begleitanschreiben für den Versand von Prospekten, Verträgen, Protokollen, Geschäftsberichten, Informationsmaterial, Zeichnungen, Kostenvoranschlägen, Warenproben und vielem mehr 8 Muster für E-Mail-Anschreiben, wenn Sie nur schnell aber stilvoll etwas mit netten Begleitworten versenden möchten Für den perfekten ersten Eindruck: 9 vorformulierte Bewerbungsanschreiben 13 praktische Zusatztipps für Anreden und Anschriften, die die DIN 5008 in ihrem Regelwerk unbeantwortet lässt Mehr als 44 praxisnahe Beispiele für alle Stichwörter der DIN 5008

Was schreiben Sie und – vor allem: was besser nicht? Die Konkurrenz auf den Märkten in Zeiten der Globalisierung wird immer härter. Gerade jetzt in schwierigen Zeiten, wo man täglich über Insolvenzen, Arbeitsplatzabbau und Rezession spricht, kommt es darauf an, das Unternehmen bei Geschäftspartnern, bestehenden und potenziellen Kunden besonders gut zu präsentieren. Denn nicht nur Qualität und Preis Ihrer Produkte oder Dienstleitungen entscheiden heute über Erfolg oder Misserfolg eines Auftrags. Auch die persönlichen Beziehungen und der Auftritt nach außen spielen für Ihr Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Auch Sie als Sekretärin müssen in Ihrem Unternehmen Kundenbeziehungen aufbauen, halten und Kontakte zu Geschäftspartnern pflegen. Mit zeitgemäßer und professioneller Korrespondenz machen Sie einen guten Eindruck. Vermeiden Sie die vielen Korrespondenz-Todsünden in Ihrem Sekretariat! Meiden Sie Nachlässigkeiten in Ihrem Schreibstil, motten Sie unbedingt Formulierungen, wie „In der Anlage senden wir Ihnen…“ oder „Angesichts der Tatsache, dass…“ ein!

Diese Floskeln festigen keine Geschäftsbeziehung, sondern bringen den Leser nur zum Gähnen ... Aber gerade in den Zeiten der Finanz- und Wirtschaftskrise ist es wichtig, mit sehr guter Qualität zu überzeugen.

Was gilt 2010 noch – was ist veraltet und somit ein Fettnäpfchen in der zeitgemäßen Korrespondenz? Sind die Formulierungen „Mit freundlichen Grüßen“ oder „ Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom“ noch aktuell? Jeder Brief und jede E-Mail, die Sie für Ihren Chef verfassen, ist eine Visitenkarte für Ihr Haus, für Ihren Chef und ganz persönlich auch für Sie als Sekretärin. Denn Ihre Schreiben gehen an finanzstarke Geschäftspartner, an anspruchsvolle Kunden, an kritische Berater Ihres Chefs, an Freunde des Hauses und an viele andere einflussreiche Menschen.

Genau deshalb MÜSSEN Ihre Anschreiben eben nicht nur gut, sondern sehr gut sein.

Sie können die Musterbriefe für alle Anlässe direkt übernehmen, gerade dann, wenn es mal richtig schnell gehen muss. Sie können die Musterbriefe aber auch als Vorlagen nehmen, um sie an Ihre Bedürfnisse individuell anzupassen oder Sie lassen sich von den Schreiben einfach nur inspirieren.

Mit dem Praxis-Handbuch „Perfekte Anschreiben“ von haben Sie einen aktuellen, unkompliziert geschriebenen Ratgeber zur Hand. Dieses Buch ist mit seinen Tipps und Empfehlungen topaktuell und geht genau auf die Fragen im Sekretariat ein.

Vermeiden Sie peinliche Form- und Etikette-Fehler in Ihren Anreden und Anschriften
Vermeiden Sie peinliche Fettnäpfchen gleich zu Beginn Ihres Schreibens und stellen Sie sich dem komplizierten Thema der Anreden und Anschriften. Der erste Eindruck eines Briefs oder einer E-Mail kann schlecht ausfallen, wenn Sie gleich zu Beginn mit der Anschrift auf dem Umschlag oder einer falschen Anrede danebenliegen.

Im Praxis-Handbuch „Perfekte Anschreiben“ von können Sie in Minutenschnelle nachschlagen, worauf es ankommt.

Werfen Sie hier schon einmal einen Blick in das Inhaltsverzeichnis vom neuen Ratgeber „Perfekte Anschreiben“.

Diese Empfehlungen sollten Sie kennen: Die Anrede steht immer linksbündig mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile. Nach der Anrede folgt eine Leerzeile. Für den Fall, dass der Betreff entfällt, gibt die DIN keine Empfehlung. empfiehlt: Bleiben Sie bei den zwei Leerzeilen Abstand - entweder zur letzten Zeile des Informationsblocks, letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder letzten Zeile (9. Zeile) des Anschriftenfelds. Doch wie schreibt man einen Herrn und eine Dame richtig an? Wie reden Sie Titelträger richtig an? Und wie sieht die Sache aus, wenn dann noch Adelstitel mit im Spiel sind? Der Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ gibt Ihnen ab Seite 10 neben den formalen Punkten wichtige Zusatztipps für die inhaltliche Gestaltung korrekter Anreden und Anschriften.

Beim Betreff gibt es einiges zu beachten – was ist hier zeitgemäß, was veraltet?
Es geht nicht nur darum, dass sich zwischen Betreffzeile und Anrede zwei Leerzeilen befinden. Das weiß sicher fast jede Sekretärin.

Die Betreffzeile:

• ist kein Muss,
• darf zweizeilig sein,
• wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ oder Ähnliches eingeleitet,
• kann aus optischen Gründen mit Fettdruck hervorgehoben werden.

Diese und weitere Tipps rund um den korrekten Betreff finden Sie ab Seite 31 im Praxis-Ratgeber „Perfekte Anschreiben“.

So wird das Datum korrekt dargestellt und positioniert
Vor ein paar Jahren war es „schick“, das Datum so zu schreiben: 2010-03-04. Das ist dann der 4. März 2010. Diese Schreibweise ist nach wie vor richtig, praktikabel aber sicher nicht!

Hier die komplette Übersicht über alle Datumsschreibweisen, die nach DIN 5008 korrekt sind:

Welche Schreibweise ist nun ratsam und wo steht das Datum auf Briefen mit Bezugszeichenzeile und wo wird es bei Verwendung des Informationsblocks positioniert?

Auch hier hilft der neue Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ mit seinen Anleitungen und Empfehlungen weiter (ab Seite 29).

Und so formulieren Sie einen individuellen Brieftext
Ein formal richtiges Anschreiben, das alle Empfehlungen der DIN 5008 berücksichtigt, bringt Ihnen wenig, wenn der Brieftext inhaltlich langweilig und voller Floskeln ist.

Den richtigen Einstieg zu finden, ist oftmals das Schwierigste bei der Formulierung eines Anschreibens. Die ersten Worte prägen den Stil des Briefs, wecken das Interesse des Lesers oder vergraulen ihn von Anfang an.

Schreiben Sie besser nicht: Wie soeben telefonisch besprochen überreichen wir Ihnen in der Anlage die gewünschten Prospekte.

Hier hat die Schreiberin alles in einen Satz gepackt, was das „Floskelland“ zu bieten hat. Der Satz wirkt dadurch unpersönlich und oberflächlich.

Besser so: Gleich nach unserem Telefonat habe ich das Informationsmaterial für Sie zusammengestellt.

So nicht: Bezug nehmend auf die mehrfach mit Ihnen geführten Gespräche übersenden wir Ihnen in der Anlage nunmehr unser Angebot über ...

Die Firma darf ein Angebot machen, das kann der oben beschriebene Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung sein. Hier haben wir jedoch ein abschreckendes Formulierungsbeispiel: Dass „Bezug nehmend“ nicht mehr zeitgemäß ist, wissen Sie sicher bereits. Die Satzkonstruktion wirkt umständlich und distanziert. Wo bleibt die Begeisterung darüber, dass man als Unternehmen ein Angebot machen darf?

Besser so: Ich freue mich, dass wir alle Details klären konnten. Das Angebot steht – ich hoffe, es ist in Ihrem Sinne und berücksichtigt alle Ihre Wünsche.

Diese und viele weitere Ideen für individuelle Inhalte für Ihre Anschreiben finden Sie im Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ ab Seite 45.

Zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie auf dem Laufenden sind und er sich auf Ihre Briefe zu 100 % verlassen kann

Sie haben jeden Tag alle Hände voll zu tun, müssen auch in stressigen Momenten den Überblick bewahren und jederzeit Ihr Multitasking-Talent unter Beweis stellen. Dann sollen Sie auch noch alle Regeln der DIN im Kopf haben und richtig anwenden können. Damit nicht nur der Inhalt Ihres Anschreibens, sondern auch deren Form und Präsentation top ist. Sie haben niemanden, dem Sie Ihre Briefe zeigen können, damit er mal drüberliest. Sie müssen immer allein entscheiden. Im Gegenteil: Oft fragen Chef oder Kollegen bei Ihnen nach und dann wird gegebenenfalls noch Ihre Antwort in Frage gestellt!

Nutzen Sie den Praxis-Ratgeber „Perfekte Anschreiben“ nicht nur als das perfekte Nachschlagewerk zu allen Punkten der DIN 5008, sondern lassen Sie ihn auch Ihren Schiedsrichter für alle eventuellen Chef- oder Kollegen-Fragen sein.

Zeigen Sie, dass Sie die Korrespondenz-Expertin sind
Mithilfe der zahlreichen Tipps, praxisorientierten Beispielen, Übersichten, Tabellen, Empfehlungen, Anleitungen und vor allem der Muster-Anschreiben haben Sie ein komplettes praxisorientiertes Nachschlagewerk in Ihrem Sekretariat, das keine Fragen über Anschreiben unbeantwortet lässt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und machen stets einen professionellen und kompetenten Eindruck mit Ihrer Geschäftskorrespondenz! Diese Professionalität verschafft Ihnen eine noch höhere Wertschätzung bei Ihrem Chef, weil Sie ihm und Ihrem Unternehmen helfen, nach außen einen noch besseren Eindruck zu machen.

Zögern Sie nicht! Entscheiden Sie sich noch heute für mehr Anerkennung Ihrer Leistung, indem Sie Ihrem Chef perfekt gestaltete und formulierte Anschreiben vorlegen und damit die Tür für neue Geschäftsbeziehungen öffnen!

Nicole Brockmann Duarte

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