Wie soll sich der Empfänger einer von Ihnen geschriebenen Absage fühlen?

"So ..."
	"... oder so?"

Vielleicht hat Ihnen eine Kollegin den mit viel Aufwand organisierten Termin zwischen Ihrem Chef und seinem Geschäftspartner absagen müssen? Oder Sie haben zum Geburtstagsfrühstück im Büro eingeladen und ein Kollege sagte kurzfristig und ohne nachvollziehbaren Grund ab? Oder aber Ihr Chef sagt das lang ersehnte Jahresgespräch inklusive Gehaltsverhandlung am dafür geplanten Tag ab und verschiebt es um gleich 4 (!) Wochen?

Situationen für Absagen gibt es viele - im privaten sowie im beruflichen Bereich. Sie als Sekretärin müssen selber häufig Absagen aus verschiedensten Gründen an ganz unterschiedliche Empfänger schreiben. Das gehört sicher zu den unschönen Aufgaben in Ihrem Beruf.

Fast immer sind Sie diejenige, die eine unangenehme Nachricht übermitteln muss

Als positiv eingestellter Mensch würden Sie am liebsten nur Zusagen erteilen. Dass das nicht möglich ist, erleben Sie täglich in Ihrem Sekretariat: Ein Bewerber, ein Anbieter erhält eine Zusage, alle anderen eine Absage.

Für eine Absage ist viel Fingerspitzengefühl notwendig. Diplomatie und Höflichkeit allein reichen aber nicht aus, denn Ihre Absagen, zum Beispiel an einen Bewerber, müssen auch aus rechtlicher Sicht wasserdicht sein. Manchmal müssen Sie vielleicht auch für Ihren Chef einspringen und lügen, weil er einen Termin doch nicht wahrnehmen möchte und es Ihnen überlässt, mit den richtigen Worten abzusagen.

Absagen schreiben – ein sehr heikles Thema Gerade die besonders schwierigen Absagebriefe müssen oft umgehend geschrieben werden – am besten kurz vor Feierabend, wenn der „Akku“ nach einem anstrengenden Tag schon ziemlich leer ist. Dass Sie an so einem ganz normalen Büro-Tag schon dutzende E-Mails und Briefe verschiedenster Art verfasst haben, interessiert den Chef dann meist nicht ... Denn Sie schreiben neben Absagen tagtäglich auch Einladungen, Gratulationen, Kündigungen, Mahnungen, Protokolle, Terminverschiebungen, Zwischenbescheide und vieles mehr. Außerdem haben Sie nicht nur eine Vielzahl unterschiedlicher Schreiben zu erstellen, die an eine Vielzahl verschiedenster Empfänger gehen, sondern müssen auch noch sicherstellen, dass Ihr Chef alle Termine einhält, ihm sein permanent klingelndes Telefon abnehmen, Präsentationen erstellen, Konferenzen und Meetings organisieren und, und, und ... Ihr Aufgabenbündel ist unendlich groß! Wie sollen Sie da immer auf die Schnelle den richtigen Ton und einwandfreie Formulierungen – für so ein sensibles Thema wie Absagen - finden?

Werden Sie Ihrer Verantwortung gerecht! Die Beratungsfirma Kienbaum Communications kürte im Juni 2009 die besten Absageschreiben in zwei Kategorien: an Auszubildende und an Bewerber allgemein. „Mit dem Wettbewerb wollten wir herausfinden, ob sich die Personalabteilungen in den vergangenen Jahren weiter entwickelt haben und das Thema Bewerberkommunikation ernst nehmen. Es kommt schließlich auf einen glaubwürdigen und sensiblen Umgang an, denn auch Bewerber sind Botschafter des Unternehmens“, ergänzt Thomas Kleb, der Geschäftsführer von Kienbaum Communications. Man sieht sich immer zweimal im Leben! Mit den Mustervorlagen des neuen Praxis-Ratgebers „Die Kunst der Absage“ von sind Ihre Absagen immer professionell, taktvoll und rechtssicher.

In dem neuen Praxis-Ratgeber „Die Kunst der Absage“ von hat das Sekada-Redaktionsteam perfekte Absagen für alle Sekretariats-Anlässe bereits für Sie vorformuliert. Ab sofort haben Sie die Wahl:

• Sie können die Musterbriefe für alle Anlässe direkt übernehmen, gerade dann, wenn es mal richtig schnell gehen muss.
  
• Sie können die Musterbriefe aber auch als Vorlagen nehmen, um sie an Ihre Bedürfnisse individuell anzupassen.
  
• Oder Sie lassen sich von den professionellen Musterschreiben inspirieren, und entwickeln auf dieser Basis ein neues individuelles Schreiben.

Für welche Alternative Sie sich auch entscheiden − mit den Mustervorlagen des neuen Praxis-Ratgebers „Die Kunst der Absage“ von sind Ihre Absagen immer professionell, taktvoll und rechtssicher.

Und das Wichtigste: Sie treffen immer den richtigen Ton, ohne dass Sie sich abhetzen müssen.

TOPAKTUELL Das neue Praxis-Handbuch „Die Kunst der Absage“ von 63 praxiserprobte vorformulierte Musterbriefe für jeden Absage-Anlass in Ihrem Sekretariat: Von Absagen auf Angebote und Anfragen, über Absagen von Bewerbungen und festlichen Anlässen, wie Empfang, Geburtstag, Betriebsjubiläum, Eröffnung eines Geschäfts, bis hin zu unternehmensinternen Absagen von Feiern (Weihnachtsfeier, Betriebsfest, Betriebsausflug) und vereinbarten Terminen für Gespräche, Besprechungen, Konferenzen, Vorträge, Seminare und vieles mehr Praxiserprobte Formulierungsbeispiele für alle Absagen in Ihrem Sekretariat Wichtige Tipps für die Formalien von Absagen, die Sie beachten müssen: Wann sagen Sie schriftlich ab, wann reicht ein Anruf? Wer unterschreibt die Absage? Anleitungen, wie Sie Absagen für verschiedene Situationen am besten aufbauen

Gehen Sie immer klug und souverän mit Absagen um Auch Sie als Sekretärin müssen in Ihrem Unternehmen Kundenbeziehungen aufbauen, halten und Kontakte zu Geschäftspartnern pflegen. Diese persönlichen Beziehungen und Ihr Auftritt nach außen spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. Der Schreibstil Ihrer Geschäftskorrespondenz trägt also erheblich zum Erfolg oder Misserfolg Ihrer Firma bei. Hier geht es nicht nur darum, Briefe und E-Mails rechtssicher zu formulieren, etwa bei der Absage von einem Angebot. Gerade heute kommt es besonders auf präzise Formulierungen an. Jeder kleine Fehler, zum Beispiel ein falsch formulierte Absage, kann erhebliche Konsequenzen haben. Auch ein vergrämter Bewerber könnte Klage erheben, wenn Sie mit Ihren Formulierungen nicht präzise das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz berücksichtigt haben. Es geht auch darum, Ihre Absage freundlich zu vermitteln, ein positives Firmenimage aufzubauen und zu pflegen. Und gerade eine Absage, die den Empfänger aufgrund einer unglücklichen Formulierung verärgert, kann beleidigte Geschäftspartner zur Folge haben. Schließlich möchten Sie vielleicht mit einem Unternehmen in Zukunft noch zusammenarbeiten, auch wenn Sie heute einen Auftrag absagen müssen.

„Könnten Sie noch eben schnell …?“ − Kommt Ihnen das auch bekannt vor? Liebe Leser, von Ihnen als Sekretärin wird erwartet, dass Sie, wenn nötig, immer eine zündende Idee haben und auch bei schwierigen Anlässen wie Absagen die richtigen Worte finden. Die Anforderungen Ihres Berufs sind enorm hoch, dabei wird selten gesehen und geschätzt, wie viel Sie tagtäglich leisten. Chef und Kollegen kommen mit allen möglichen Anliegen zu Ihnen:

• Sie organisieren den Terminkalender Ihres Chefs
• Sie beantworten Fragen rund um PC und Internet
• Sie bereiten die Geschäftsreisen für Ihren Chef vor - und oft auch für andere Teammitglieder
• Sie denken immer für alle mit
• Sie sprechen Englisch und halten sich immer auf dem Laufenden
• und vieles, vieles mehr!

Wie Sie zu all dem Know-how kommen, will meist keiner wissen. Sie sind ein Multitasking-Talent und müssen in allen Bereichen fit und perfekt organisiert sein. Wenn Sie aber mal etwas vergessen oder Ihnen ein Fehler passiert, der bei einer Absage erhebliche Konsequenzen haben kann (nämlich einen wütenden Geschäftspartner oder gar die Klage eines enttäuschten Bewerbers), dann fragen Chef und Kollegen gern mal genauer nach, wie das denn nur passieren konnte.

Jede Absage, die Sie für Ihren Chef verfassen, ist eine Visitenkarte für Ihr Haus, für Ihren Chef und ganz persönlich auch für Sie als Sekretärin.

Denn Ihre Schreiben gehen an finanzstarke Geschäftspartner. An anspruchsvolle Kunden. An kritische Berater Ihres Chefs. An Freunde des Hauses und an viele andere einflussreiche Menschen. Genau deshalb müssen Ihre Absagen eben nicht nur gut, sondern sehr gut sein. Sie müssen nicht nur für alle Absagen stets den richtigen Ton treffen. Sie müssen auch immer wieder „mal eben“ konstruktiv, rechtssicher und sowieso immer höflich und fehlerfrei schreiben können. Die Absage an einen Bewerber, den Sie nicht kennen, muss dazu noch ganz anders formuliert werden als eine Absage auf das Angebot von einem langjährigen Geschäftspartner. Aber wem sage ich das …

Praxis-Handbuch „Die Kunst der Absage“ Wie Sie negative Informationen freundlich und konstruktiv vermitteln → Perfekt vorformulierte Absagebriefe, → praxiserprobte Formulierungen für Ihre Absagen aller Art und → viele nützliche Tipps, Anleitungen und Empfehlungen helfen → Zeit und Nerven zu sparen, → immer den richtigen Ton bei der Formulierung von negativen Botschaften zu treffen, → peinliche oder gar folgenschwere rechtliche Fehler zu vermeiden und → vor allem Ihren Chef einen guten Eindruck machen zu lassen! Ihr Chef wird es zu schätzen wissen!

Aber wie sollen Sie immer auf die Schnelle in der Alltagshektik genau den richtigen Ton treffen?

Und dann noch sicherstellen, dass Ihre Absage

• wasserdicht und korrekt formuliert ist,
• konstruktiv und freundlich rüberkommt und
• keine peinlichen Rechtschreib- oder Kommafehler enthält?

Gerade da hilft Ihnen jetzt der Praxisratgeber „Die Kunst der Absage“ von . Dieses praktische Handbuch bietet Ihnen:

• 63 praxiserprobte Briefe und E-Mails für Absagen in Ihrem Sekretariat − von Korrespondenz- und Sekretariatsexperten erstellt und getestet,
• wertvolle Tipps und Empfehlungen für Formalien von Absagen, die richtigen Versandzeitpunkte, wann überhaupt eine schriftliche Absage nötig ist, ob Sie die Gründe für eine Absage angeben und vieles mehr und
• mehr als 50 tolle Beispielformulierungen, die Sie für Ihre Absagen verwenden können oder die Ihnen bei der individuellen Anpassung der vorformulierten Musterbriefe helfen.

Mit dem Praxis-Handbuch „Die Kunst der Absage“ von haben Sie einen zeitgemäßen, unkompliziert geschriebenen Ratgeber zur Seite. Dieses Buch ist mit seinen Musterbriefen topaktuell und geht genau auf die Absage-Anlässe von Sekretärinnen und Assistentinnen ein.

Zeigen Sie, dass Sie die Kunst der Absage beherrschen! Eine Absage ist immer ein heikles Thema. Deshalb ist es wichtig, dass Sie immer dem Anlass entsprechend die richtigen Worte finden. Egal, ob es um die Absage einer Einladung, eines Gesprächstermins, einer Bewerbung oder einer Feier geht.

Absage eines Gesprächstermins Ihres Chefs

Sie können dem Geschäftspartner auf verschiedenste Art und Weise mitteilen, dass Ihr Chef den geplanten Termin nicht einhalten kann. Sie können seine Abwesenheit begründen oder nicht, lügen oder die Wahrheit sagen … das hängt ganz von der Situation ab. Aber welche Formulierung ist richtig und angemessen?

So nicht: Hallo, Herr Dr. Meyer, Herr Dr. Behrends kann morgen jetzt doch nicht kommen. Sorry, dass es nicht klappt!

Das ist eine Ausdrucksweise, die Sie bei E-Mails im Freundeskreis verwenden können. Übertragen Sie diesen Stil aber nicht in Ihr berufliches Umfeld! Hier wird eine seriösere Ausdrucksweise erwartet.

Schreiben Sie besser: Hallo, Herr Dr. Meyer, es tut mir sehr leid, dass ich den Termin mit Herrn Dr. Behrends morgen absagen muss. Oder: Hallo, Herr Dr. Meyer, ich möchte nicht lange drum herumreden: Ich muss leider den Termin für den 12. Juni absagen.

Diese und weitere Tipps zu korrekten Absagen von vereinbarten Terminen, Besprechungen, Konferenzen, Meetings, Vorträgen und Seminaren finden Sie ab Seite 8 des Praxis-Ratgebers „Die Kunst der Absage“.

Absage von unternehmensinternen Feiern

Wenn Sie eine geplante alljährlich stattfindende interne Unternehmensfeier absagen müssen, können gleich Gerüchte um die Gründe aufkommen. Wenn Sie mit einer solchen Tradition brechen, sollten Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber rechtzeitig informieren und die Gründe für die Absage nennen. Die Gründe reichen von schlechter wirtschaftlicher Lage über Zeitmangel bis hin zu geringer Teilnahme bei den letzten Festen dieser Art. Alle Gründe sollten Sie offen beim Namen nennen − Sie müssen nur den richtigen Ton finden.

So nicht: Sie alle kennen ja die katastrophale finanzielle Lage unseres Unternehmens. Wir können uns diese Weihnachtsfeier einfach nicht mehr leisten.

Die Absage einer Feier aus finanziellen Gründen schafft eine ganz besondere Stimmung. Gerade jetzt in Zeiten der Finanzkrise und Rezession. Man ahnte es ja schon seit langem, dass es mit dem Unternehmen bergab ging: Hier kommt der Beweis! Es ist daher wichtig, Klarheit zu schaffen und mit dieser Absage nicht ungewollt und völlig unnötig Panik zu verbreiten.

Machen Sie es besser so: Die große Weihnachtsfeier für die gesamte Belegschaft verursacht hohen Aufwand an Organisation und Kosten. Hier können wir sinnvoll Zeit und Geld sparen und uns umstellen auf kleine selbst organisierte Feiern in den einzelnen Abteilungen − ganz nach Ihren Vorstellungen!

Absagen auf Angebote sind für Sie keineswegs ein „harmloses Thema“

Nach dem Einholen von Angeboten gibt es normalerweise nur eine einzige Zusage, aber viele Absagen. In Ihrem Sekretariat haben Sie diese Prozedur wahrscheinlich schon in allen Variationen und in sehr unterschiedlichen Größenordnungen erlebt.

Es geht bei der Vergabe eines Auftrags oft um viel Geld. Viele Firmen befinden sich mit dem Rücken zur Wand und kämpfen um jeden Auftrag. Geben Sie sich Mühe bei der Formulierung der Absage, denn was für ein großes Unternehmen als ‚Peanuts’ angesehen wird, wie die Bestellung von Bürobedarf oder der Druck von Prospekten, ist für ein kleines Unternehmen manchmal eine Existenzfrage. Eine sorgfältige Behandlung des Themas Absage ist deshalb umso wichtiger.

Und vielleicht möchten Sie ja an anderer Stelle mit dem Unternehmen zusammenarbeiten. Auch deshalb ist eine freundliche Absage wichtig.

Seien Sie vorsichtig bei Begründungen für Absagen!

Sie können erwähnen, warum das Angebot nicht berücksichtigt wurde. Diese Begründung muss aber hieb- und stichfest sein und im Notfall auch vor Gericht standhalten. Argumente für die Ablehnung können sein:

→ Formale Gründe: Die Abgabefrist für das Angebot wurde nicht eingehalten − die Unterlagen waren
nicht vollständig.

→ Sachliche Gründe: Zu lange Lieferfristen − Qualität des Materials entspricht nicht dem geforderten
Standard − zu hohe Preise.

Absagen auf Angebote − Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Bei manchen Absageschreiben steht die Frage von Stil und Etikette nicht so sehr im Mittelpunkt wie die Frage nach juristischer Korrektheit.

So nicht: Sie lagen mit Ihrem Angebot nur knapp unter dem des Gewinners!

Das war von Ihnen gut gemeint − Sie wollten den Verlierer ein wenig für die nächste Runde ermutigen. Aber dies ist bei einem Wettbewerb eine unzulässige − und außerdem taktisch unkluge Information.

Besser so: Sie haben sich mit einem seriösen, professionell erstellten Angebot an diesem Wettbewerb beteiligt. Dafür danken wir Ihnen − auch wenn es zur Vergabe des Auftrags an Sie nicht gereicht hat.

Absagen auf Bitten um eine Spende: Wie Sie klar und eindeutig, aber auch höflich absagen − und das auf ganz individuelle Weise

Häufig flattern Bittbriefe auf Ihren Schreibtisch, in denen Personen oder Organisationen um Geld oder Sachleistungen bitten. Kein noch so florierendes und großzügiges Unternehmen kann allen eine Zusage erteilen. In welchen Fällen müssen Sie mit einer Antwort reagieren? Und welche Form ist angebracht? Wie gelingt Ihnen eine Absage, die Klarheit schafft, ohne jemanden zu verletzen?

Der Praxis-Ratgeber „Die Kunst der Absage“ zeigt Ihnen, wie Sie freundlich absagen und nichts sagende Floskeln vermeiden.

Nicole Brockmann Duarte

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