Sind Sie für den Posteingang zuständig, benötigen Sie von Ihrer Firma eine Postvollmacht. Durch eine Postvollmacht sind Sie offiziell autorisiert, Post- sendungen in Empfang zu nehmen. In jeder Postfiliale erhalten Sie vorgedruckte Formulare, mit denen Sie sich Ihre Postvollmacht bestätigen lassen können. Alternativ können Sie eine Postvollmacht auch auf dem Firmenbriefpapier festhalten.

In jedem Fall muss der Vordruck oder die individuell erstellte Postvollmacht von Ihnen und einem Vertretungsberechtigten (Geschäftsführer, Prokurist) unterschrieben werden. Der Vollmachtstext muss sowohl Ihren Namen als auch den des Postvollmachtgebers enthalten.

Postvermerk „Persönlich“/„Vertraulich“

Ein Schreiben mit dem Vermerk „Persönlich“ muss dem Empfänger nicht eigenhändig zugestellt werden. Mit einer Postvollmacht sind Sie auch zum Empfang solcher Briefe berechtigt.

Postvermerk „Eigenhändig“

Anders ist es, wenn es sich um eine Postsendung mit dem Zusatz „Eigenhändig“ handelt. Damit der Postbote Ihnen in diesem Fall das Schreiben aushändigen darf, benötigen Sie eine besondere schriftliche Postvollmacht, die Sie ausdrücklich berechtigt, als „Eigenhändig“ gekennzeichnete Sendungen entgegenzunehmen.

Um welchen Hinweis Sie hierfür Ihre Postvollmacht erweitern müssen, lesen Sie in den aktuellen Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers – dem umfassenden Korrespondenz-Manager für das moderne Sekretariat. Testen Sie jetzt Ihren persönlichen Manager volle 14 Tage lang kostenlos und ohne jedes Risiko! Klicken Sie hier ...

Postbearbeitungsbefugnis

Die grundsätzliche Befugnis, die eingehende Post zu bearbeiten, ergibt sich aus Ihrer Aufgabenbeschreibung in Ihrem Arbeitsvertrag beziehungsweise aus Ihrer Stellenbeschreibung.

Welche Briefe Sie im Rahmen Ihrer Postvollmacht öffnen dürfen und welche nicht

Briefe, die mit „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind, dürfen Sie ohne ausdrückliche Zustimmung, also ohne Postvollmacht, nicht vorsätzlich öffnen oder gar lesen.

Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) entschieden, wie mit Posteingängen zu verfahren ist: Wenn die Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen. Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit dem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte.

Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden. Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.

Beachten Sie: In vielen Firmen ist es üblich, dass Briefe als persönlich betrachtet werden, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Dabei handelt es sich aber lediglich um interne Gepflogenheiten ohne rechtlichen Hintergrund.

Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Sollten Sie in der Hektik des Alltags doch einmal versehentlich einen als „Persönlich“ gekennzeichneten
Brief öffnen, gehen Sie so vor: Verschließen Sie den Brief umgehend wieder. Vermerken Sie auf dem Umschlag „Versehentlich geöffnet“, und reichen Sie ihn dann erst weiter. Wenn möglich, übergeben Sie dem Empfänger den Brief persönlich oder rufen ihn kurz dazu an. Wichtig ist, dass diese Vorgehensweise im Unternehmen einheitlich gehandhabt wird.

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