Angenommen, Ihr Chef schickt Ihnen per E-Mail ein Dokument mit der lapidaren Frage: „Was meinen Sie dazu?“ Den ganzen Tag über ist er aber nicht erreichbar und deshalb können Sie ihm Ihre Meinung dazu nicht mündlich mitteilen. Ungefragt in seinem Dokument herumschreiben wollen Sie aber auch nicht. In solchen Fällen bietet sich die Kommentarfunktion in Ihrem Word-Programm an.

So nutzen Sie die Kommentarfuntion in Word:

1. Markieren Sie in Ihrem Word-Dokument die Textstelle, auf die sich Ihr Kommentar beziehen soll.
2. Klicken Sie in der Registerkarte ÜBERARBEITUNG in der Gruppe KOMMENTAR auf NEUER KOMMENTAR. In älteren Word-Versionen klicken Sie im Menü auf EINFÜGEN und wählen die Option KOMMENTAR aus.
3. Falls Sie sich im Seitenlayout (ANSICHT - SEITENLAYOUT) Ihres Word- Dokuments befinden, erscheint nun eine farbige Sprechblase am Rand Ihres Dokuments, in die Sie Ihren Kommentar direkt hineinschreiben können. Haben Sie dagegen das Normallayout ausgewählt (ANSICHT - NORMAL), können Sie Ihren Kommentar in den Überarbeitungsbereich am unteren Rand Ihres Dokuments eintragen. Der Text, auf den sich der Kommentar bezieht, ist nun in farbige, eckige Klammern gesetzt.

Falls mehrere Personen ein Dokument kommentieren, wird angezeigt, von wem welcher Kommentar stammt und wann er eingefügt wurde.

Falls Sie einen Kommentar wieder löschen wollen, geht das am leichtesten mit der rechten Maustaste: Klicken Sie in das Kommentarfeld hinein und betätigen Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü, das daraufhin angezeigt wird, den Befehl KOMMENTAR LÖSCHEN.

Der Korrespondenz-Training-kompakt-Tipp: Standardmäßig werden Kommentare beim Drucken eines Dokuments nicht mit ausgedruckt. Sie können es aber so einrichten, dass der Kommentar auch im Ausdruck erscheint. Wählen Sie dazu im Fenster DRUCKEN einfach aus dem Klappmenü den Eintrag DOKUMENT MIT MARKUPS aus.

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