Wie Sie Ihre Befugnisse im Sekretariat mit der richtigen Unterschrift ausdrücken

4. März 2010 | Thema: Recht im Sekretariat  | Kommentare lesen (0) | (12)

Die Unterschrift unter einen Geschäftsbrief macht diesen rechtsverbindlich. Jedes Schriftstück sollte für den Empfänger ersichtlich machen, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Leisten Sie Ihre Unterschrift daher immer entweder mit dem Zusatz "i. A." oder "i. V.". Diese Kürzel geben einem Außenstehenden Aufschluss über Ihre Kompetenzen, also ob Sie mit umfangreicher Handlungsvollmacht oder bloß mit einer Abschlussvollmacht ausgestattet sind.

Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Unterschreibt neben Ihnen noch eine andere Person, sollte die "ranghöhere" Unterschrift links stehen, also "i. V." immer links von "i. A.".

Gibt es in Ihrem Unternehmen betriebliche Vorgaben zur  Unterschriftenregelung, sollten Sie sich an diese halten. Ihre Unterschriftenbefugnis findet sich möglicherweise auch in Ihrer Stellenbeschreibung. Wenn nicht, lesen Sie hier, welche Kompetenzen Sie sich aber unbedingt schriftlich bestätigen lassen sollten. So können in Zukunft keine Missverständnisse (mehr) auftreten.

Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Besteht in Ihrem Unternehmen keine Regelung zur Unterschriftengestaltung, legen Sie zusammen mit Ihrem Chef fest, wie Sie Briefe unterzeichnen. Lassen Sie sich eine "i. A."-Unterschriftenvollmacht einräumen. Das ist für Sekretärinnen üblich.

Wo Ihre Kompetenzen aber wirklich an Grenzen stoßen, lesen Sie jetzt im SekretärinnenBriefeManager. Dann sitzen Sie nicht länger zwischen den Stühlen. Und was Sie mit Ihrem Chef auf jeden Fall klären müssen, damit Sie immer auf der sicheren Seite sind, lesen Sie hier ...

 

Unterschrift

Bedeutung 

Beispiel

i. A. =
im Auftrag 

Im Auftrag unterschreiben Sie in
zwei Fällen:
1. Wenn Ihnen eine Einzelvollmacht
erteilt wurde. Diese berechtigt
Sie zu ganz bestimmten,
einmaligen Geschäften;
sie erlischt anschließend
wieder.
2. Wenn Sie Ihre Unterschrift für
Ihren Chef unter ein bestimmtes
Schriftstück leisten (= Ab-
schlussvollmacht). Ein eigener
Handlungsspielraum steht
Ihnen hierbei nicht zu. 

Zu 1: Ihr Chef beauftragt
Sie, für ihn einen guten
Flachbildschirm im Wert
bis 700 Euro für seinen
Computer auszusuchen
und auf Rechnung einzukaufen.
Zu 2: Ihr Chef hat Ihnen
aufgetragen, für ihn den
neuen TFT-Flachbildschirm
HXQ 1 der Firma
Electroline zu bestellen. 

i. V. =
in Vollmacht*








*) "i. V." wird in
der Regel bei
Behörden mit
"in Vertretung"
bezeichnet. In
Unternehmen
steht "i. V." für
„in Vollmacht“. 

Sie unterschreiben hier mit "i. V.",
da Sie eigene Kompetenzen für
Rechtsgeschäfte in diesem Bereich
haben. Sie wurden für die
komplette Abteilung mit "Kümmern
Sie sich um alle Kopierer“ beauftragt.
Im Unterschied zur bloßen
Beauftragung unterschreiben Sie
im Rahmen einer längerfristigen
eigenständigen Vertretungsmacht
für Ihr Unternehmen. Sie
müssen also auch immer einen
eigenen Handlungsspielraum
(= Handlungsvollmacht) haben.
"i. V." unterschreiben Sie nur, wenn
Sie auf Dauer selbstständig zu
bestimmten wichtigen Rechtsgeschäften
berechtigt sind. 

Sie beauftragen nach
mehreren Preisrecherchen
eine neue Wartungsfirma
für alle Kopierer in
Ihrem Unternehmen. 

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Schlagwörter: i.V., i.A., in Vertretung, in Vollmacht, im Auftrag, Unterschriftenregelung, Unterschriftenvollmacht






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