Als Sekretärin sind Sie die wichtigste Mitarbeiterin Ihres Chefs. Damit die Chefentlastung auch dann funktioniert, wenn Ihr Chef abwesend ist, sollten Sie vorab Ihre Kompetenzen mit ihm klären. Legen Sie gemeinsam fest, was Sie selbstständig erledigen dürfen und sollen. Je eigenständiger Sie im Sekretariat handeln dürfen – selbst wenn Ihr Chef abwesend ist –, desto reibungsloser wird das Tagesgeschäft weitergehen. Ihr Chef wird dann in ein Büro zurückkommen, in dem sehr viele Arbeiten bereits getan sind. Das ist für ihn sehr angenehm, und er wird sich deutlich entlastet fühlen.

Folgendes sollten Sie klären, bevor Ihr Chef dann abwesend ist

Wenn Ihr Chef nur ein paar Tage abwesend ist oder generell viel verreist, sollten Sie folgende Details generell klären oder geklärt haben. Wissen Sie einmal, wie er bei seiner Abwesenheit mit Informationen, Entscheidungen und dem dafür notwendigen Austausch verfahren will, wird Ihre Planung beim nächsten Mal automatisch leichter.

Gehen Sie gemeinsam diese Checkliste durch, damit Sie nichts vergessen:

• Erreichbarkeit: Wie ist Ihr Chef, wenn er abwesend ist, in dringenden Angelegenheiten zu erreichen? Wünscht er eine tägliche kurze Absprache per Telefon? Zeit fürs Telefonat festlegen und eventuelle Zeitverschiebung berücksichtigen
• Gibt es eine Vertretung für Ihren Chef?
• Wenn es keine Vertretung gibt: Wie ist der Notfallplan (wenn eine wichtige Entscheidung ansteht, Sie Ihren Chef aber nicht erreichen können)?
• Post: Dürfen Sie Einschreiben sowie persönliche und vertrauliche Briefe öffnen, wenn Ihr Chef abwesend ist?
• Dürfen Sie Standardbriefe mit „i. A.“ unterschreiben?
• Wie sollen Sie bei Briefen vorgehen, für die Sie sonst die Unterschrift Ihres Chefs benötigen? Darf ein Kollege unterschreiben?
• E-Mails: Prüfen Sie den Posteingang Ihres Chefs? Benutzt er unterwegs eine andere E-Mail-Adresse als seine im Unternehmen?
• Telefon: An wen dürfen Sie die Handynummer Ihres Chefs herausgeben, wenn Ihr Chef abwesend ist?
• Post, E-Mails, telefonische Anfragen, Entscheidungen: An wen dürfen Sie was delegieren?
• Welche Informationen möchte Ihr Chef erhalten? Sollen Sie ihm wichtige Dokumente scannen und auf seinen Laptop mailen? Ist er einverstanden, dass Sie eine Vorgangsliste führen?
• Müssen Sie Steuertermine berücksichtigen?
• Termine: Sind in dieser Zeit Termine einzuhalten? Oder sind welche abzusagen? Gehen Sie mit Ihrem Chef die Wiedervorlage durch, blättern Sie in Ihren Kalendern. Bei Sitzungsterminen etc.: Wird eine Vertretung gewünscht, oder genügt das Protokoll der Sitzung?

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In dem Beitrag finden Sie dann auch viele Tipps zu folgenden Themen:

• Dokumentieren Sie Ihre Arbeit und halten Sie Ihren Chef professionell auf dem Laufenden
• Was Sie beachten sollten, wenn Ihr Chef im Urlaub ist
• So verhalten Sie sich korrekt, wenn Sie Ihren Chef in einer dringenden Angelegenheit nicht erreichen können
• So bringen Sie Ihren Chef nach seiner Rückkehr schnell wieder auf den aktuellen Stand

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