Die Organisation einer Dienstreise gehört für viele Sekretärinnen zu den Routineaufgaben. Doch damit ist der Vorgang oft noch nicht beendet. Die eigentliche Herausforderung beginnt mit dem Ende der Geschäftsreise – der Chef bringt eine Menge Belege für die Reisekostenabrechnung mit. Sie sorgen dafür, dass er die Auslagen erstattet bekommt.

Damit Ihre Finanzbuchhaltung keine Probleme hat, alle Kosten richtig zu verbuchen, ist es gut, wenn Sie die wichtigsten Regelungen rund um die Reisekosten- abrechnung kennen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung werden Sie sehen: Es zahlt sich aus zu wissen, welche Unterlagen zur Reisekostenabrechnung gehören und welche Angaben notwendig sind.

Durch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011 sowie die jüngste Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ergeben sich bei Auswärtstätigkeiten einige Neuregelungen. Hier ein kurzer Überblick zu den Änderungen, die eben auch Reisekostenabrechnungen betreffen:

• Bereits seit 2008 gibt die bisherige lohnsteuerrechtliche Unterscheidung zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit bei Reisekostenabrechnungen nicht mehr.
• Aktuell hat der Gesetzgeber den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ neu festgelegt. Jeder Arbeitnehmer, der außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend beruflich tätig wird, unternimmt eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“. Unabhängig von der Art, dem Inhalt und dem Umfang der Tätigkeit werden die Reisekosten für jeden Arbeitnehmer im Rahmen der Reisekostenabrechnung mit den gleichen steuerlichen Folgen erstattet.
• Seit dem 1. Januar 2010 gilt für Hotelübernachtungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Das hat Auswirkungen auf die Erstattung von Verpflegungskosten, die weiterhin mit 19 Prozent versteuert werden.
• Eine Übernachtung mit Frühstück für einen Mitarbeiter oder Ihren Chef als Arbeitnehmer muss nicht mehr zwingend von Ihrem Unternehmen, also dem Arbeitgeber, gebucht werden, sondern kann auch vom Mitarbeiter beziehungsweise Ihrem Chef selbst gebucht werden (Schreiben des BMF – Bundesministerium für Finanzen – vom 5.3.2010).
• Bis zu einem Wert von 40 Euro geht der Gesetzgeber nun ohne Nachweis in der Reisekostenabrechnung davon aus, dass dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten verköstigt, dies auch vom Unternehmen/Arbeitgeber veranlasst wurde. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber jetzt die bei einer Erstattung als Lohn/Gehalt zu versteuernden Mahlzeiten statt mit dem höheren realen Wert mit den günstigeren Sachbezugswerten – für ein Frühstück 1,57 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen je 2,83 Euro – bewerten kann. Sie prüfen nur noch zwei Details: ob die Aufwendungen vom Arbeitgeber erstattet werden und die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt ist.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Bevor Sie mit der Reisekostenabrechnung beginnen, prüfen Sie zunächst, ob Ihr Chef Ihnen alle Belege gegeben hat. Da Sie die Reise organisiert haben, wissen Sie, welche Belege vorhanden sein müssten. Es wäre sehr ärgerlich, wenn Sie die Reisekostenabrechnung gerade fertig hätten und Ihr Chef dann noch einen Beleg nachreichte. Fragen Sie besonders nach Belegen für Parkplätze/Parkhäuser und öffentliche Verkehrsmittel. Das sind alles kleinformatige Belege, die sich gern in Brieftaschen und Portmonees geschickt versteckt halten.

Was Sie sonst noch wissen müssen, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen für Ihren Chef machen, lesen Sie jetzt im Beitrag R43 „Reisekostenabrechnung“ des Sekretärinnen-Handbuchs. Klicken Sie hier ... und fordern Sie den vollständigen Beitrag jetzt kostenlos an.