Der Umgang mit virtuellen Assistenten im Arbeitsalltag

23. Juni 2017 | Thema: Kommunizieren & Delegieren  | Kommentare lesen (0) | (0)

Virtuelle Assistenten werden seit einiger Zeit immer beliebter. Lesen Sie, was es im Umgang mit ihnen zu beachten gibt und wie Sie optimal mit ihnen zusammenarbeiten. Grundsätzlich unterscheidet sich die Zusammenarbeit zwar nicht von der mit realen Assistenten. Dennoch gibt es einige hilfreiche Tipps, wie Sie eine gute Zusammenarbeit erreiche können.

Seit einiger Zeit werden sie immer beliebter: Sogenannte virtuelle Assistenten. Doch was sind sie überhaupt und wie ist für Sie als Sekretärin eine geschäftsmäßige Kommunikation mit ihnen reibungslos möglich? Wie können Sie ohne persönlichen Kontakt eine effiziente und höfliche Zusammenarbeit erleichtern?

Was ist ein virtueller Assistent?

Einen virtuellen Assistenten müssen Sie sich grundsätzlich wie einen realen vorstellen. Es ist nicht so, dass es sich dabei um eine Künstliche Intelligenz handeln würde. Hat ein Unternehmer beispielsweise über eine externe Geschäftsadresse einen Teil seines Unternehmens ausgelagert, weil er die zusätzliche Belastung als zu groß empfindet, um sich selbst um diesen Geschäftszweig zu kümmern, ist für ihn das Einstellen einer virtuellen Assistenz empfehlenswert, die sich um die Geschäftsadresse kümmert. Diese kann ihn dann gleich über Veränderungen und Neuigkeiten in Kenntnis setzen.

Das Freisetzen von zeitlicher Kapazität für Beruf oder Freizeit ist also der zentrale Grund für das Einstellen einer solchen Assistenz.  Also bucht der Interessent über eine der zahlreichen Agenturen, die diesen Service anbieten, einen virtuellen Assistenten. Der Vorteil: Um Sozialabgaben etc. kümmert sich die Agentur, die den Assistenten beschäftigt. Dieser erledigt beispielsweise praktisch die gleichen Aufgaben wie Sie, ist aber nicht persönlich vor Ort.

In der Regel kommunizieren die Assistenten und ihre Kunden via Telefon, SMS, E-Mail und anderen Angeboten via Internet. Oft verfügen die Agenturen sogar eine App, die sie den Kunden zur Verfügung stellen und mit der die virtuellen Assistenten mit ihren Auftraggebern kommunizieren. Anders als bei den meisten ,,echten“ Sekretärinnen wie Ihnen handelt es sich aber meist um berufliche Freelancer. Mittlerweile haben viele Berufseinsteiger sogar das Ziel, virtuelle Assistenten zu werden, denn oft können sie im Home Office arbeiten, egal wo dieses liegt.

Aufgaben von virtuellen Assistenten

Grundsätzlich ist die Bandbreite der Aufgaben, die von virtuellen Assistenten erledigt werden können, ähnlich groß wie die realer Assistenten. Dazu zählen beispielsweise:

-       Korrespondenz

-       Reiseplanung

-       Eventplanung und –organisation

-       Recherchearbeiten

-       Terminkoordination

-       Erstellung von Vorlagen und Präsentationen

-       Texte und Inhalt

-       Social Media Marketing

-       Web-Tätigkeiten

Dazu kommt natürlich eine Reihe von fachspezifischen Aufgaben, die aber wegen ihrer mangelnden Allgemeinheit hier nicht zur Aufzählung kommen. Neben der beruflichen Assistenz ist es auch möglich, dass die virtuelle Sekretärin oder der virtuelle Sekretär wegen privater Aufgaben des Auftraggebers auf Sie zukommt.

Umgang mit virtuellen Assistenten

Grundsätzlich kann für Sie der Umgang mit virtuellen Assistenten genauso einfach oder genauso schwierig sein wie der mit realen. Problematisch ist bei virtuellen Assistenten, dass der Begriff noch nicht rechtlich geschützt ist, es gibt also keine spezifische Ausbildung oder Zertifizierung in Deutschland. In der Regel werden die üblichen Voraussetzungen verlangt: Verlässliche Erfahrungen im Bereich Office, Organisation, Zuverlässigkeit, Diskretion  und Serviceorientierung werden als grundsätzlich empfunden. Trotz der nicht formalisierten Einstellungsbedingungen sind viele Anbieter dazu übergegangen, ein standardisiertes Qualitätsmanagement einzuführen und gesondert zu schulen.

Kommunikative Schwierigkeiten können mit virtuellen Assistenten natürlich eher auftreten als mit realen Personen. Non- und paraverbale Gesten scheiden schließlich als Mittel der Kommunikation aus. Aus diesem Grunde sollten Sie auf sprachliche Mittel verzichten, deren Entschlüsselung erst möglich wäre. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf allzu subtile Zwischentöne. Halten Sie sich bei der schriftlichen Kommunikation an einen knappen, aber freundlichen und direkten Ton. Teilen Sie sich gegenseitig notwendige Teilaufgaben mit und finden Sie eine Kommunikationsstrategie, die Sie im Zweifelsfall langfristig produktiv und gemeinsam benutzen können. Für Menschen, die nach wie vor eher auf persönlichen Kontakt als Vertrauensgrundlage setzen, ist die Kommunikation mit virtuellen Assistenten natürlich schwierig. Ein Telefonat kann jedoch helfen, die Zweifel hier auszuräumen und das Verhältnis direkt positiv zu prägen.

Bedenken Sie, dass die virtuellen Assistenten so wie Sie selbst in der Regel im Auftrag handeln und die Verantwortungsträger sich im Hintergrund bewegen. Allerdings kann die Kompetenz dieser Mitarbeiter sehr gut, mittelmäßig oder schlecht ausfallen. Problematisch ist der hohe Preisdruck in dem Gebiet – jede Firma möchte das billigste Angebot anbieten.

Da Sie selbst im Regelfall kaum eine Möglichkeit haben, eine möglicherweise suboptimale Zusammenarbeit an einem anderen Ort zu bemängeln als beim virtuellen Assistenten selbst, empfiehlt es sich, Ihren Vorgesetzten darauf hinzuweisen. So kann Missverständnissen vorgebeugt werden.

Beginnen Sie die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz, sollten Sie natürlich zunächst wie gewohnt ganz unvoreingenommen starten, denn letztendlich handelt es sich ja hier um eine Kollegin oder einen Kollegen. Sollte das Gegenüber ein Freelancer aus dem Ausland sein, überlegen Sie bei Kommunikationsschwierigkeiten, ob Sie nicht ins Englische wechseln wollen, wo die Verständigung einfacher fällt.

Sollten Sie öfter in Korrespondenz mit virtuellen Assistenten stehen, so lohnt es sich, vorab Abläufe zu standardisieren, damit Sie sich besser mit Ihren Kollegen einspielen können.

Fazit

Auch wenn es zunächst merkwürdig klingen mag: So erheblich unterscheidet sich die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten nicht von der mit realen Kollegen. Halten Sie sich an die gleichen Regeln, die Sie auch sonst befolgen und setzen Sie Ihre bisherige berufliche Routine ein. Die meisten virtuellen Assistenten haben aus naheliegenden ein großes Eigeninteresse, die Aufgaben ihrer Auftraggeber schnell abzuwickeln – in der Regel sollten also für sie keine Schwierigkeiten daraus erwachsen, dass Sie kein reales Gegenüber haben.

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