Travel Management für den Vorstand: Tipps und Infos für die Organisation

16. Mai 2017 | Thema: Reise & Organisation  | Kommentare lesen (0) | (0)

Wenn der Vorstand oder die Geschäftsführung auf Geschäftsreise geht, sind in der Regel Sie als Assistentin für die Organsiation zuständig. Mit einer guten Vorbereitung garantieren Sie dabei für Ihren Chef einen reibungslosen Ablauf vor Ort. Lesen Sie hier wertvolle Tipps, wie Sie das Reisemanagement noch effizienter gestalten können.

Gehen Vorstand oder CEO auf Geschäftsreise, ist in der Regel die Assistentin oder Sekretärin für die Organisation der Reise zuständig. Travel Management für den Vorstand erfordert eine professionelle Herangehensweise, damit es unterwegs nicht zu unerfreulichen Überraschungen kommt. Das Mindeste, was CEO und Vorstand erwarten können ist, dass die Termine sauber aufeinander abgestimmt sind, Hotelzimmer dem gewünschten Standard entsprechen und die gesamte Logistik/Mobilität klappt.

Eine optimale Vorbereitung sorgt dafür, dass CEO oder Vorstand von der umfassenden Organisation im Hintergrund nichts bemerken. Denn ein störungsfreier Ablauf ist das Ergebnis perfekter Vorarbeit. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Möglichkeiten, Fahrten und Reisen so zu organisieren, dass sie reibungslos ablaufen.

Checklisten helfen dabei, den Überblick zu behalten

Es gibt bestimmte Abläufe, die auf jeder Geschäftsreise immer wieder vorkommen. Auch die Organisation einer Reise folgt speziellen Vorgaben, die sich mithilfe einer Checkliste abarbeiten lassen. Damit das Travel Management für den Vorstand zufriedenstellend gelingt, brauchen zuständige Mitarbeiter konkrete Vorgaben zum Reiseablauf. Ein guter Zeitpunkt zur Klärung des Reiseablaufs ist der Jour Fixe, der im Idealfall jeden Morgen auf dem Terminkalender steht.

Erst wenn der Reiseplan steht, geht es an die Detailplanung.

Zuerst den Reiseablauf klären

Handelt es sich um eine mehrtägige Reise, müssen die Zeitpläne im Vorfeld unbedingt abgestimmt werden.

  • Wann sollen CEO oder Vorstand an welchem Ort sein?
  • Welche Geschäftstermine sowie Termine zum Essen, zum Theater etc. sind einzuhalten?

Den beschriebenen Rahmen müssen die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen vorab klären, ansonsten kann die Reiseorganisation nicht reibungslos funktionieren. Ist der Reiseplan erstellt, ist es ratsam, sich die Termine verbindlich rückbestätigen zu lassen.

Außerdem sollte im Zuge der Vorbereitung geprüft werden, ob spezielle Impfungen erforderlich sind und bis wann diese vor der Abreise erledigt werden müssen. Ist ein Visum zu beantragen, ist es rechtzeitig zu beschaffen, damit es nicht zu Terminproblemen kommt.

Mobil auf Geschäftsreise – Zug, Flug, Taxi, Chauffeur

Steht der Terminplan, können die Verkehrsmittel gebucht werden. Ideal ist es, zuerst die öffentlichen Verkehrsmittel bzw. Flüge zu buchen, weil diese an feste Zeiten gebunden sind. Clevere Sekretärinnen sichern eine Entschädigung bei Flugverspätung gleich mit ab. Im nächsten Schritt ist die Mobilität mittels Leihwagen, Chauffeur oder Taxi zu organisieren. In vielen Fällen ist es für CEO und Vorstand eine adäquate Lösung, einen Limousinenservice zu buchen, denn Taxen verfügen in der Regel nicht über die Ausstattung, die Vorstand und CEO erwarten, wenn sie unterwegs arbeiten wollen.

Ein Limousinenservice dagegen kennt und berücksichtigt die speziellen Belange von Geschäftsreisenden. Die Fahrt mit einer Limousine gewährleistet Termintreue sowie die Garantie, dass Vorstand und CEO zur richtigen Zeit am richtigen Ort abgesetzt und wieder abgeholt werden. Beim Reisemanagement für den Vorstand ist ein Limousinenservice auch deshalb eine gute Wahl, weil global agierende Unternehmen Niederlassungen in vielen wichtigen Business-Städten haben. Das erleichtert die Planung erheblich.

Zeitplanung mit Puffern vornehmen

Bei der Planung der Termine und Organisationen der Mobilität dürfen Sekretärinnen die Zeit für einen Lunch sowie für andere Pausen nicht vergessen, sonst wird die Geschäftsreise hektisch und stressig. Hungrig sollte kein Chef in eine Besprechung müssen!

Hotelzimmer reservieren – auf der sicheren Seite mit bekannten Hotelketten

Die gebuchten Hotels sollten ebenfalls einen adäquaten Standard aufweisen. Üblich sind vier Sterne Hotels, die sich auf Business Gäste eingestellt haben. Gibt es eine Hotelkette, die sich für den Vorstand oder CEO bewährt hat, ist es ratsam, dabei zu bleiben. In der Regel bieten Business Hotels eine zentrale Lage, gut ausgebildetes Service Personal, ein umfassendes Frühstück, Parkmöglichkeiten, Express Check-in sowie gute Kontakte zur örtlichen Gastronomie sowie der lokalen Kunst- und Kulturszene. Außerdem sind im Business Hotels die Stornierungsbedingungen oft moderat, weil eine kurzfristig stornierte Buchung keine Stornokosten nach sich zieht. Und weil Geschäftstermine mitunter von jetzt auf gleich platzen, ist das ein wichtiges Merkmal. Zu den bekannten und bewährten Business Hotels mit internationaler Ausrichtung gehören diese:

  • Sofitel
  • Ritz-Carlton
  • Mövenpick
  • Hyatt
  • Marriott

Die Reiseunterlagen übersichtlich zusammenstellen

Sind alle Fragen hinsichtlich der Unterbringung, Terminierung und Mobilität organisiert, geht es daran, die Reiseunterlagen zusammenzustellen. Dazu gehören die Besprechungsunterlagen für sämtliche Termine. Diese sollten den Gepflogenheiten des Vorstands oder CEO entsprechend vorbereitet werden. Alle relevanten Geschäftsvorgänge inklusive nötiger Preislisten sind genauso zu berücksichtigen, wie Visitenkarten, Notizblöcken und Schreibutensilien. Handelt es sich um Erstgespräche oder wichtige Meilensteintermine, freuen sich Vorstand und CEO über entsprechende Unternehmensinformationen und ein vorbereitetes Werbegeschenk. Es hat sich bewährt, ein Diktiergerät mit zu den Reiseunterlagen zu legen.

Bei Auslandsreisen die Formalitäten erledigen

Für eine Geschäftsreise ins Ausland gehört zur umfassenden Reiseorganisation die Beschaffung der Auslandswährung. Tickets sollten nicht nur im Original in den Reiseunterlagen liegen, sondern am besten elektronisch auf das Handy des Vorstands bzw. des CEO geschickt werden. Eine Kopie aller relevanten Tickets und Reservierungen sollten auf jeden Fall griffbereit auf dem Schreibtisch der Sekretärin liegen.

Als zusätzliche Information über das Reiseland gehören Daten zu Klima und Feiertagen sowie anderen speziellen Terminen vor Ort. In Sachen Erreichbarkeit im Ausland ist es außerdem ratsam, sich über die verfügbaren Netze und Handyprovider zu informieren und im Zweifel eine ausländische Telefonkarte zu organisieren. Liegt das Reiseland in einer anderen Zeitzone, sollten die Information über die exakte Zeitverschiebung an den Geschäftsreisenden gegeben werden.

Reiseablaufdaten zusammenstellen

Sind sämtliche erforderlichen Punkte geklärt, stellen Sekretärinnen die Daten am besten in komprimierter Form zusammen. Dazu ist ein Terminplan in Form einer Agenda bestens geeignet. Dieser Terminplan sollte pro Seite einen Tag beinhalten. Auf dem Terminplan stehen übersichtlich aufgeführt diese Infos:

  • Datum und Wochentag
  • Uhrzeit des Termins
  • Firmenname/Bezeichnung des Termins sowie der geplante Inhalt
  • Transportmittel zum Termin inklusive Abholungs-/Ankunftsort. Wesentliche Daten wie Flugnummer und Gatenummer, Zugbezeichnung mit Gleisnummer oder Bezeichnung des Limousinenservices inklusive Treffpunkt und Abflug-/Abfahrtzeitpunkt gehören dazu.
  • Dauer des jeweiligen Termins oder Transportweg
  • Spalte mit besonderen Bemerkungen, zum Beispiel mit Kontaktdaten, Alternativen Verkehrsmitteln oder anderen wissenswerten Besonderheiten

Wenn alle diese Details sorgfältig organisiert wurden, steht einer gelungenen Geschäftsreise nichts mehr im Weg.

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