Die meisten Telefonanlagen in Unternehmen verfügen über eine Display-Anzeige auf der Sie die Nummer des Anrufers sehen können, wenn dieser auch von einer ISDN-Anlage aus telefoniert. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie – auch wenn Sie einmal nicht im Büro sind – wissen, wer versucht hat, Sie zu erreichen. Sie können dann entscheiden, ob Sie gleich zurückrufen wollen, damit keine weiteren Zeitverzögerungen entstehen.

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Wenn der Angerufene den Anrufer direkt über das Display identifizieren kann, wird immer häufiger der Anrufer auch gleich mit Namen begrüßt. Wenn Sie als Assistentin einen Anruf entgegennehmen, sollten Sie mit dieser lockeren Art der Kommunikation allerdings vorsichtig umgehen. Sie können den Anrufer ohne Weiteres gleich mit seinem Namen begrüßen, z. B., wenn es sich um einen internen Anruf handelt und Sie mit der Kollegin oder dem Kollegen eine freundschaftlichkollegiale Beziehung pflegen.

Dasselbe gilt auch für externe Anrufer, wenn Sie diese sehr gut kennen und einen häufigen und lockeren Umgang mit ihnen pflegen. Seien Sie sich aber immer bewusst, dass diese Form des Meldens am Telefon eine gewisse Vertraulichkeit herstellt, die nicht jeder Anrufer gut findet. Und Sie laufen zudem immer Gefahr, dass einmal eine andere Person das Telefon des vermeintlichen Anrufers benutzt. Die falsche Anrede wird Ihnen aber in diesem Fall sicher verziehen.

Im Großen und Ganzen ist es empfehlenswert, dass Sie sich am Telefon mit Ihrer professionellen Begrüßungsformel melden, z. B.: "XY GmbH, Sabine Grünert, guten Tag?" Diese offizielle Begrüßung zeugt von Professionalität und Höflichkeit und stellt genau die richtige persönliche Distanz her, die im Geschäftsleben üblich ist.

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