Sie haben hier auf Sekada Daily ja schon einige Tipps bekommen, wenn Sie es am Telefon mit aufgebrachten Anrufern oder anderen unangenehmen Situationen zu tun hatten. Ich hoffe, Sie konnten dadurch bereits einige Telefonate mit etwas mehr Distanz meistern und am Telefon gelassen(er) bleiben. Denn hinter all dem steht Ihr Wunsch, dass alles rund läuft, dass die Geschäfte funktionieren, dass es dem Unternehmen gut geht. Und dazu gehört auch, dass ein Vorgesetzter seiner Rückrufpflicht nachkommt. Schade, wenn nur Sie das so sehen, aber im heutigen Tipp erfahren Sie, wie Sie Ihren Chef dazu bringen, zurückzurufen.

Legen Sie Ihrem Chef eine Liste vor mit allen Telefonaten, die er noch beantworten muss. Wie diese Rückrufliste aussehen könnte, sehen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel T13 "Telefon, Chef ruft nicht zurück". Legen Sie Ihrem Chef diese Liste täglich vor, sobald er für ein paar Minuten im Büro ist.

Beachten Sie: Eine Telefonliste ist eine gute Sache, wenn Sie einen Chef haben, der zuverlässig ist und Rückrufe nicht scheut. Ist Ihr Chef in dieser Hinsicht widerspenstiger, kommen Sie mit dieser Liste nicht weiter. Sie werden immer wieder Anrufer vertrösten müssen.

Dann: Variieren Sie die Telefonliste. Statt alle Anrufe in chronologischer Reihenfolge aufzulisten, notieren Sie, wer schon wie oft angerufen hat und ergänzen den Gemütszustand des Anrufers.

Planen Sie für Ihren Chef täglich Rückrufzeiten ein

Sprechen Sie mit Ihrem Chef ganz offen darüber, dass es für Sie  unangenehm ist, Anrufer vertrösten zu müssen. Er sollte wissen, dass er Sie in eine peinliche Situation bringt. Schlagen Sie ihm vor, dass Sie ihm  täglich 15 Minuten für Rückrufe in seinem Kalender blockieren. Sollte er die nicht benötigen, kann er anderes abarbeiten.

Stellen Sie ihm Termine in seine Aufgabenliste, zum Beispiel in Outlook. Eine weitere Möglichkeit, Ihren Chef an einen Rückruf zu erinnern, ist, ihm den Anruf in seine Aufgaben zu schieben. Wenn die Zeit für den Anruf gekommen ist, poppt das Aufgabenfenster mit allen Angaben, die er für das Telefonat benötigt, auf.

Seien Sie hartnäckig und stellen Sie durch

Sollte ein Anrufer einmal Glück haben, und ist Ihr Chef zu erreichen, hat er aber keine Lust zu telefonieren, lassen Sie sich nicht durch ein "Jetzt nicht" abwimmeln. Entgegnen Sie lieber: "Herr Meier hat jetzt schon viermal angerufen. Es ist mir sehr unangenehm, ihn noch einmal zu vertrösten. Kann ich durchstellen?" Machen Sie es Ihrem Chef nicht zu einfach, immer nur zu sagen: "Jetzt nicht." Seien Sie etwas energischer und Sie werden sehen, dass er "kapituliert".

Überlisten Sie Ihren Chef, indem Sie einen anderen Ansprechpartner vorschlagen

Eine andere Möglichkeit, Ihren Chef zu einem Rückruf zu bewegen, ist die, ihn zu fragen, wer sich statt seiner um den Anrufer kümmern soll. Die Chancen sind gut, dass Sie entweder einen Ansprechpartner genannt  bekommen, der den Anrufer dann auch zurückruft, oder Ihr Chef entscheidet "Das muss ich schon selbst machen", und es dann auch tatsächlich tut.

Ein gelassenes Wort zum Schluss

Auch wenn Sie alles tun, um Ihren Chef zu entlasten: Irgendwo sind Ihnen Grenzen gesetzt. Ein Vorgesetzter, der nicht zurückrufen will, möchte das nicht und tut das auch nicht. Das ist seine Entscheidung als Führungskraft. Und wenn er gut damit leben und das verantworten kann, dann sollten Sie das ebenfalls können.

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