Manche Sekretärinnen schwören bereits darauf. Andere haben sie noch nicht entdeckt oder kennen sie nur vom Hörensagen. Die Rede ist von der "Mindmap", einer bereits in den 70er-Jahren von dem Engländer Tony Buzan konzipierten Arbeitsmethode, die auch heute noch bei vielen Managern und Assistentinnen hoch im Kurs steht. Beim Mindmapping notieren Sie Ihre Gedanken nicht wie üblich hinter- oder untereinander, sondern Sie schreiben das Hauptthema, zu dem Sie sich Notizen machen wollen, in die Mitte des Blattes und notieren Ihre Gedanken als Schlüsselwörter auf Linien darum herum. Dadurch entsteht eine bildhafte Darstellung Ihrer Gedanken, also so etwas wie eine Gedankenkarte (=Mindmap), die auch Ihre rechte, für die Kreativität verantwortliche Gehirnhälfte anregt.

Wann und wo ist "Mindmapping" einsetzbar?

Mindmapping lässt sich auf jede Art von Aufgaben in der beruflichen Praxis anwenden und eignet sich besonders auch für alle sekretariatsspezifischen Bereiche. Das heißt

1. auf dem Gebiet der Planung: konzeptionelle Entwürfe wie die Vorbereitung von Konferenzen, Chefreisen, Weihnachtsaktionen, schwierigen Gesprächen usw.
2. bei Problemstellungen: Erforschung von Problemen oder Konflikten bezüglich Ursache und Wirkung, um sie einer angemessenen Lösung zuzuführen.

Wie entsteht eine Mindmap?

Das Grundmuster einer Mindmap ist immer dasselbe und denkbar einfach. Wenn Sie z. B. konzeptionell arbeiten und Ihren Gedanken und Ihrer Kreativität freien Lauf lassen wollen, gehen Sie so vor: Sie beginnen Ihre Arbeit an der Mindmap in der Mitte eines DIN-A4- oder -A3-Blattes. Darauf notieren Sie das Kernthema Ihrer Mindmap und kreisen es ein, etwa die Bezeichnung eines Projekts, einer bestimmten Aufgabenstellung. Jetzt schreiben Sie die Themen, die sich an den Kerngedanken knüpfen, um das thematische Zentrum herum. Und von diesen weiteren Gedanken aus verästeln Sie jeweils nach Ihren Einfällen und Assoziationen wiederum die dazugehörigen Ideen.

Der Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Je nach Belieben können Sie Ihre Mindmap farblich gestalten, z. B. unterschiedliche Farben für Termine, Beschlüsse, Aufgaben usw. verwenden. Schlüsselwörter regen die Kreativität an und dienen als Aufhänger für einen Gedanken oder Gedankenkomplex, etwa Literatur, Kosten, externe Dienstleister usw.

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