Als Assistentin und Sekretärin entlasten Sie Ihren Chef, wo es nur geht. Etwa bei der Koordination bestimmter Aufgaben, in die häufig auch andere Mitarbeiter involviert sind, wenn Sie z. B. für bestimmte Projekte  verantwortlich sind und deshalb Aufgaben an Kollegen und Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis kompetent delegieren müssen – auch an solche, die hierarchisch über Ihnen stehen.

Das ist nicht einfach für Sie und erfordert die richtige Balance zwischen Verbindlichkeit und Bestimmtheit. Beachten Sie die folgenden sechs Assistenz & Sekretariat inside-Tipps beim Delegieren:

1. Klären Sie Zielsetzung, Termine und Rahmenbedingungen:

Legen Sie diese Aspekte verbindlich gemeinsam mit Ihrem Chef fest. Klären Sie mit ihm, welche Handlungsvollmachten – auch finanzieller Art – Sie brauchen, um eigenständig agieren und somit delegieren zu können.

Der Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Sprechen Sie auftretende Probleme, die Sie nicht allein lösen können, sofort an. Informieren Sie Ihren Chef frühzeitig, damit er eingreifen kann, wenn es nötig ist.

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2. Überlegen Sie, an wen Sie welche Teilaufgaben delegieren können.

Verfügt der entsprechende Mitarbeiter über genügend Knowhow?

Tipp: Motivieren Sie den Mitarbeiter, indem Sie ihm den Nutzen und das Ziel der Aufgabe erklären.

3. Informieren Sie den Mitarbeiter, an den Sie delegieren wollen,  umfangreich und rechtzeitig.

Geben Sie ihm alle Daten und Termine an die Hand, die er braucht. Definieren Sie klar seine Kompetenzen und Verantwortungsbereiche.

Angelika Rodatus, die Chefredakteurin von Assistenz & Sekretariat inside, rät Ihnen: Geben Sie dem Mitarbeiter Freiheit in der Durchführung der Aufgabe. Bleiben Sie verfügbar, wenn Fragen auftauchen, aber schauen Sie ihm nicht dauernd über die Schulter. Auch das gehört zum Delegieren.

4. Delegieren Sie keine schwierigen Aufgaben, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem Misserfolg oder zu Frustration führen. 

Übernehmen Sie solche Dinge selbst, und klären Sie persönlich mit Ihrem
Chef, wenn eine Aufgabe nicht durchführbar ist – aus welchen Gründen auch immer. Ihre Kollegen werden Ihnen dafür danken und Sie mit Vertrauen belohnen.

Tipp: Treten wiederholt ähnliche Aufgaben auf, delegieren Sie diese am besten immer wieder an dieselbe Person. So schaffen Sie Effizienz.

5. Informieren Sie sich in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt der Aufgabe, die Sie delegieren mussten.

Geben Sie Feedback, inwieweit
die Ergebnisse Ihren bzw. den Erwartungen und Ansprüchen Ihres Chefs entsprechen.

Mein persönlicher Tipp: Loben Sie den Mitarbeiter, wenn er die Aufgabe gut ausgeführt hat. Sagen Sie ihm auch konstruktiv und motivierend, wo Sie noch Verbesserungs potenzial sehen.

6. Zeigen Sie viel Verbindlichkeit und Diplomatie, wenn Sie "nach oben" delegieren.

Aufgaben an Personen zu delegieren, die in der Hierarchie über Ihnen stehen, ist immer eine heikle Angelegenheit. Falls der Betreffende die Aufgabe nicht korrekt oder rechtzeitig abliefert, erklären Sie freundlich, sachlich und bestimmt die Konsequenzen. Spielen Sie aber nicht die Chefin. Und bauen Sie keine Drohkulisse auf, sondern erklären Sie, was passieren wird oder kann.

Und was Sie tun können, wenn Sie aufgrund Ihrer eigenen Arbeitsüberlastung zu Ihrem Chef "Nein" sagen müssen, lesen Sie jetzt in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside. Fordern Sie heute noch diese Ausgabe kostenlos an!