Word/Outlook 2007 und 2010: So fügen Sie in Serien-E-Mails automatisch eine namentliche Ansprache hinzu

13. März 2015 | Thema: Word & Excel  | Kommentare lesen (0) | (0)

Was viele Kolleginnen nicht wissen: Die Serienbrief-Funktion von Word ermöglicht den Versand von personalisierten E-Mails, etwa wenn Sie die gleiche Information an alle Geschäftspartner versenden möchten. Mit einer namentlichen Ansprache wirkt Ihre Information gleich viel persönlicher. Sie erzielen damit eine höhere Aufmerksamkeit.

In nur 7 Schritten ist Ihre Serien-E-Mail fertig (für Office 2007/2010):

Schritt 1: Erstellen Sie eine Empfänger-Datenbank in Word oder Excel, in der die vollständigen Adressdaten stehen (sofern Sie nicht Ihre Outlook-Kontaktdaten für die Serien-E-Mails verwenden).

Schritt 2: Setzen Sie Ihr E-Mail-Anschreiben als Text in Word 2007/2010 auf. Praxistipp: Outlook fügt beim Versenden der Serien-E-Mail über Word nicht Ihre Signatur ein. Kopieren Sie diese deshalb aus einer bestehenden E-Mail in Ihr Seriendokument.

Schritt 3: Klicken Sie dann in Word 2007/2010 auf das Register SENDUNGEN.

Schritt 4: Wählen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK das Symbol SERIENDRUCK STARTEN.

Schritt 5: Klicken Sie auf die Funktion BRIEFE. Sie können so eine Serien-E-Mail erst mal wie gewohnt als Serienbrief erstellen. Erst in Schritt 7 treffen Sie die Entscheidung, dass dieser Serienbrief als Serien-EMail verschickt wird.

Schritt 6: Wählen Sie die Datenbank aus, indem Sie auf EMPFÄNGER AUSWÄHLEN klicken, und fügen Sie wie gewohnt die Seriendruckfelder ein, beispielsweise Titel, Vorname, Nachname … (unter SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN).

Schritt 7: Klicken Sie auf das Symbol FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wählen Sie hier die Funktion E-MAIL. Praxistipp: Fügen Sie in die Datenbank für Ihre Serien-E-Mail Ihren eigenen Datensatz als Kontrolldatensatz mit Ihrer E-Mail-Adresse ein. Testen Sie bei Schritt 7 zunächst mit Ihrem Datensatz, ob die Serien-E-Mail korrekt über Outlook versendet und wie sie dort dargestellt wird. NACHRICHTEN SENDEN – und schon wird Ihr Serienbrief zu einer Serien-E-Mail.

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Autor: Kerstin Enk


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