Ohne Jour fixe läuft nix: Probieren Sie es aus!

28. April 2017 | Thema: Reise & Organisation  | Kommentare lesen (0) | (0)

Wie oft sprechen Sie mit Ihrem Chef? Täglich? Herzlichen Glückwunsch! Einmal pro Woche, weil er ständig unter Zeitdruck steht? Zu wenig! Je weniger Sie mit ihm sprechen und je weniger Informationen Sie von ihm erhalten, desto schwerer tun Sie sich mit der Chefentlastung. Richten Sie daher einen Jour fixe ein.

Wie oft sollten Sie ein Abstimmungsgespräch führen? 

Führen Sie Abstimmungsgespräche jeden Morgen. Denn jeden Morgen fallen neue Termine an, die sich vielleicht ohne Ihr Wissen überholt haben, und jeden Tag gibt es neue Prioritäten. 

Diese Inhalte sollten Sie besprechen 

Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetzten zu fragen, ob es etwas Neues gebe. Fragen Sie ganz gezielt nach den Informationen, die Sie benötigen, um ihn qualifiziert zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu sorgen:  

  • Welche Termine hat Ihr Chef noch gemacht, als Sie schon zu Hause waren? Denn nicht für alle Vorgesetzten ist es selbstverständlich, Ihnen die gemachten Termine mitzuteilen – weniger aus böser Absicht, mehr aus Vergesslichkeit.
  • Fragen Sie ihn, was am Vorabend noch passiert oder gewesen sei, das Sie wissen müssten. Waren noch Gäste da? Hat noch jemand angerufen?
  • Wie sehen seine Prioritäten aus? Was ist ihm an diesem Tag besonders wichtig? Welche Aufgaben müssen an diesem Tag erledigt werden? Das Gespräch darüber erleichtert Ihnen Ihre Arbeit. Stimmen Sie Ihre Prioritäten mit seinen ab. So gehen Sie sicher, dass Sie beide immer am gleichen Strang ziehen und Aufgaben gemeinsam fertigstellen. 

Beachten Sie: Die Fragen, die Sie während dieser Unterhaltung mit Ihrem Chef klären, hängen stark von Ihrem Aufgabengebiet ab und sind damit sehr individuell. 
Die oben genannten Beispiele sind sicherlich Themen, die jede Assistentin für eine wirksame Chefentlastung mit ihrem Chef erörtern sollte. 


Sprechen Sie unbedingt auch von Ihrer Arbeit


Lassen Sie Ihren Chef nicht im Ungewissen über Ihre Prioritäten. Berichten Sie ihm, was Sie an diesem Tag erledigen möchten. 

Nur so können Sie beide feststellen, ob Sie an den gleichen Projekten arbeiten und ob die Prioritäten von gestern noch die von heute sind. 

Stellen Sie die Vorteile eines Jour fixe für Ihren Chef in den Vordergrund 

Machen Sie Ihrem Chef klar, dass das Gespräch nicht nur Ihnen hilft, sondern primär dazu dient, ihn zu entlasten. 

Stellen Sie seine daraus resultierenden Vorteile in den Vordergrund – denn die interessieren ihn – und nicht Ihre eigenen. 

Ihr Chef verweigert den täglichen Austausch? So können Sie argumentieren 

„Ich würde mich morgens gern mit Ihnen kurz abstimmen, weil/damit ... 

... wir Missverständnisse ausschließen können.“ 

... ich meine Arbeit entsprechend Ihren Prioritäten erledigen kann. So stellen wir sicher, dass immer alles rechtzeitig fertig wird.“ 

... ich Sie noch besser entlasten kann. Je mehr Informationen ich von Ihnen über das Tagesgeschäft erhalte, desto mehr Aufgaben kann ich Ihnen abnehmen.“ 

... ich Sie noch besser entlasten kann. Wenn ich Ihre Prioritäten kenne, weiß ich, welche Anrufe wichtig sind, weiß sofort, worum es sich bei Anrufen handelt, wenn jemand mit der Sprache nicht herausrücken will. Ich kann viel mehr selbst erledigen.“ 

... ich Sie mehr von Kleinigkeiten entlasten kann. Je mehr Information ich habe, desto besser funktioniert das.“ 

Tipp: Schlagen Sie Ihrem Chef zur Eingewöhnung einen Zwei-Wochen-Test vor und tragen Sie Ihre Abstimmungstermine in seinen Kalender ein. 

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Autor: Nadine Effert


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