Erinnern Sie Ihren Chef rechtzeitig an Geburtstage, sowohl von privaten wie auch von beruflichen Kontakten, und erstellen Sie dazu eine in Excel eine Geburtstagsdatenbank, sodass Ihr Chef alle Geburtstage auf einen Blick sehen kann. In eine gesonderte Excel-Spalte schreiben Sie zu den jeweiligen Namen des Geburtstagskindes – sofern Sie Informationen dazu haben – welche Hobbys, Interessen und Vorlieben die betreffende Person hat. In einer weiteren gesonderten Spalte Ihrer Excel-Geburtstagsdatenbank tragen Sie jeweils ein, welche Geschenke sie von Ihnen oder Ihrem Chef bereits erhalten hat. So stellen Sie sicher, dass Sie im nächsten Jahr nicht versehentlich das Gleiche schenken. Mit der Zeit erhalten Sie dann in Excel eine aussagekräftige Geburtstagsdatenbank, die Ihnen und Ihrem Chef das Geschenkekaufen leichter macht.

Tragen Sie in Excel in einer weiteren Spalte der Geburtstagsdatenbank auch ein, welche Geschenke Ihr Chef von der betreffenden Person bekommen hat – auch das kann das Aussuchen eines Geschenks erleichtern. Einige Formulierungsbeispiele, wie Sie sich professionell in englischer Sprache bedanken können, finden Sie in Office Korrespondenz aktuell. Testen Sie die aktuelle Ausgabe jetzt GRATIS!

Übertragen Sie dann alle Geburtstage aus der Excel-Geburtstagsdatenbank in Ihren Terminkalender und auch in den Kalender Ihres Chefs, eventuell mit einer kurzen Notiz, zu welchem Unternehmen die Person gehört oder woher Ihr Chef die Person kennt. Bei der Vielzahl an beruflichen Kontakten weiß er sonst vielleicht nicht, was er mit dem Namen verbinden soll.

Wichtig: Notieren Sie für jeden Geburtstag eine Woche vorher einen "Vorwarntermin" in Ihrem Kalender. Damit haben Sie noch ausreichend Zeit, ein passendes Geschenk zu kaufen.

Damit Sie keinen Geburtstag vergessen, ist es wichtig, alle Geburtstage, an die Sie denken müssen, in der Geburtstagsdatenbank chronologisch zu ordnen. Wie aber sortieren Sie in Excel die Geburtstagsdatenbank in der richtigen Reihenfolge – und zwar unabhängig vom Geburtsjahr?

1. Die Geburtstagsdatenbank sortieren Sie über eine Hilfsspalte, zum Beispiel Spalte C.
2. In die Zelle C2 tragen Sie die folgende Formel ein: =MONAT(B2)+TAG(B2)/100
3. Diese Formel kopieren Sie dann durch Ziehen mit der Maus in die darunterliegenden Zellen Ihrer Excel-Geburtstagsdatenbank.
4. Anschließend markieren Sie mit der Maus die gesamte Liste inklusive der Hilfsspalte.
5. Dann rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Sortieren" auf. Daraufhin wird die Dialogbox eingeblendet.
6. Hier wählen Sie über "Sortieren nach" die Spalte C und als Reihenfolge "Aufsteigend". Bestätigen Sie mit OK. Ihre Liste wird daraufhin nach Geburtstagen, unabhängig vom Jahr, sortiert.

Die hier beschriebene Vorgehensweise für das Sortieren Ihrer Geburtstagsdatenbank in der richtigen Reihenfolge ist bei Excel 2000/2003 und 2007 gleich.

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