Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Anrufer in der Leitung warten muss. Wie lange darf das Warten des Anrufers aber dauern? Eine Minute? Zwei Minuten?

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Lassen Sie einen Anrufer nicht länger als 30 Sekunden in der Leitung zappeln. Wenn Sie den Anrufer dann wieder „ranholen“, müssen Sie natürlich etwas sagen. Sehr beliebte Varianten sind:

• „Hallo?“
• „Hallo, sind Sie noch dran?“
• „So, da bin ich wieder.“

Vermeiden Sie solche „Ansprachen“ Ihrer Anrufer lieber. Die sind wenig professionell und wirken unhöflich.

Sagen Sie lieber: „Frau Müller – danke, dass Sie gewartet haben.“ Das ist freundlich und kommt für die meisten Anrufer so überraschend, dass sie „Bitte“ sagen.

Was hören Anrufer in der Warteschleife Ihres Unternehmens?

 Sie wissen es nicht? Das ist schlecht. Machen Sie sich schlau. Sie wissen es und finden es grauenvoll? Unter „grauenvoll“ fällt:

• der Anrufer hört gar nichts
• das typische „pling, pling, pling“
• „Please hold the line“ – „Bitte warten Sie – „Restez au ligne s’il-vous-plait ...“
• die kleine Nachtmusik in digitaler Aufbereitung
• ein wildes Pop-Gedudel in schmerzlicher Laustärke

Ändern Sie es, beziehungsweise regen Sie eine Änderung an. Empfehlenswert wären:

• klassische Musik
• eigens für Ihr Unternehmen komponierte, elektronische Musik
• die Einspielung Ihrer eigenen Radiowerbespots

Beachten Sie: Wenn Sie aktuelle Musik für Ihre wartenden Anrufer einspielen, zum Beispiel Stücke aus den Charts, ist das für Sie GEMA-pflichtig!

Sie möchten mehr solcher kurzen Praxis-Tipps? Dann kann ich Ihnen die Office-Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs – Ihrem Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz – nur sehr empfehlen. Klicken Sie hier ... und testen Sie alle Office-Tipps jetzt 14 Tage lang GRATIS!