Bei der heutigen Flut von E-Mails ist es gar nicht so einfach, z. B. in Outlook den Überblick zu behalten. Das Sekretärinnen-Handbuch hat die sechs wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt, damit Ihnen Ihr E-Mail-Management gelingt und Sie Zeit sparen.

Kurze Frage vorab: Kennen Sie schon Das Sekretärinnen-Handbuch? Noch nicht? Dann klicken Sie hier ... und entdecken Sie die Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Als kleines Dankeschön für Ihr Interesse hat die Redaktion sich diese Überraschung für Sie einfallen lassen ...

1. Lesen Sie immer die aktuellste E-Mail zuerst. Der Grund: Lesen Sie eine ältere zuerst und antworten Sie darauf, hat sich dies vielleicht in ein paar E-Mails später schon erledigt. Ihre Arbeit war vergeblich, und es macht keinen guten Eindruck beim Empfänger.

2. Entscheiden Sie, wenn Sie eine E-Mail geöffnet und gelesen haben, sofort, was Sie mit der E-Mail machen werden: beantworten, weiterleiten, in die Aufgaben ziehen (siehe 4.), löschen oder in einem Ordner ablegen. Schließen Sie sie nicht wieder, um sie sich später erst anzuschauen.

3. Kurze E-Mails, zum Beispiel Terminbestätigungen, erledigen Sie sofort. Tragen Sie den Termin ein und löschen Sie die Mail dann aus Ihrem Posteingang. Alternativ können Sie die E-Mail direkt in Ihren Kalender „ziehen“.

Und so funktioniert’s in Outlook:

• Klicken Sie auf Ihre E-Mail und ziehen Sie sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Kalendersymbol.
• Im sich öffnenden Fenster tragen Sie ein, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie festlegen.
• Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Häkchen aktiviert ist, damit das Programm Sie rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert.
• Beenden Sie den Vorgang mit SPEICHERN UND SCHLIEßEN.
• Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Entweder Sie löschen die oder schieben sie in einen Unterordner, in dem Sie sie ablegen möchten.

4. E-Mails, die Sie später beantworten wollen/müssen, schieben Sie in Ihre Aufgaben.

Und so funktioniert’s in Outlook:

• Klicken Sie auf Ihre E-Mail und ziehen Sie die mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Aufgabensymbol.
• Im sich öffnenden Fenster tragen Sie bei BEGINNT AM das Datum ein und aktivieren eine Uhrzeit. Möchten Sie angeben, bis wann die Aufgabe endgültig erledigt sein soll, müssen Sie bei FÄLLIG AM ebenfalls ein Datum angeben. Tun Sie das nicht, sind die Daten bei BEGINNT AM und FÄLLIG AM identisch.
• Legen Sie zusätzlich im Kästchen darunter die Zeit fest, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie bestimmen. Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Haken aktiviert ist.
• Beenden Sie den Vorgang mit SPEICHERN UND SCHLIEßEN.
• Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Dort können Sie sie löschen oder in einem Unterordner ablegen.

5. E-Mails, die Sie beantwortet haben und zu denen Sie am selben Tag noch auf Antwort warten, markieren Sie mit NACHVERFOLGUNGSVERMERK.

Wie das in Outlook funktioniert, lesen Sie hier ...

6. E-Mails, die zu einem Projekt/bestimmten Thema gehören, schieben Sie in einen Unterordner zu dem Projekt.

Dort finden Sie die E-Mails immer wieder.

Die Sekretärinnen-Handbuch-Empfehlung: Ihr Ziel sollte sein, dass Ihr E-Mail-Posteingang am Ende eines Tages nie mehr als etwa fünf E-Mails enthält. Sie werden feststellen, dass, wenn Sie Ihre E-Mails diszipliniert bearbeiten wie empfohlen, Sie nicht mehr so schnell das Gefühl von Überlastung haben – oder gar denken, Sie könnten etwas übersehen.

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