Manchmal ist es notwendig, den Verlauf von Besprechungen im Protokoll festzuhalten. Immer dann, wenn es um vertragliche oder rechtliche Belange geht, sind Protokolle auch Beweismittel und dienen zur Beurteilung rechtlicher Sachverhalte. Ein kurzes Ergebnisprotokoll reicht in solchen Fällen nicht aus. Damit Ihnen das Erstellen von ausführlichen Verlaufsprotokollen leicht von der Hand geht, lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Beitrag "Protokoll, ausführliches", worauf es bei dieser Protokollform ankommt.

Ein gutes Protokoll muss bestimmten Anforderungen gerecht werden:

• Es muss der Wahrheit entsprechen.
• Wichtig ist eine objektive und sachliche Ausdrucksweise. Als Protokollführerin dürfen Sie keine eigene Meinung äußern. Verstehen Sie sich als unparteiische Beobachterin und beteiligen Sie sich deshalb möglichst nicht am Gespräch.
• Bringen Sie keine Gefühle und Meinungen ein.
• Der Inhalt muss auch für Außenstehende klar und eindeutig zu verstehen sein.
• Das ausführliche Protokoll muss auf die wesentlichen Äußerungen beschränkt sein.
• Die Formulierungen sollten kurz und präzise sein.
• Das Protokoll muss vollständig sein.
• Achten Sie auf eine einwandfreie Rechtschreibung.
• Die Protokollsprache sollte ein leicht verständliches, klares Deutsch sein – ohne Floskeln und Stilblüten.
• Das ausführliche Protokoll wird in der Gegenwartsform und in der indirekten Rede verfasst.

Der Protokollrahmen

Es gibt für den Aufbau eines ausführlichen Protokolls keine einheitliche DIN-Norm. Es gliedert sich in folgende Teile:

1. Protokollkopf
2. Wiedergabe der Besprechungsinhalte
3. Protokollschluss

Der Protokollkopf

In den Protokollkopf gehören diese Angaben:

• Name (eventuell auch Logo) Ihres Unternehmens
• Bezeichnen Sie das Protokoll als „Ausführliches Protokoll“. Sie können die Überschrift durch Fettdruck, eine andere Schriftgröße oder durch eine andere Schriftart hervorheben.
• Nennen Sie die Besprechungsgruppe oder das Thema – wer sitzt hier zusammen oder was wird besprochen, zum Beispiel:
• Ausführliches Protokoll der Geschäftsführerbesprechung im Mai 20..
• Protokoll des Treffens der Arbeitsgemeinschaft „Umsetzung der DIN 5008 in der Unternehmenskorrespondenz“
• Ausführliches Protokoll über das Abteilungsleitermeeting am 11. April 20..

Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, sollten Sie die Protokolle nummerieren.

• Nennen Sie alle Besprechungsteilnehmer. Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt Ihnen diese Reihenfolge:
• Vorsitzender oder Besprechungsleiter
• Teilnehmer
• Protokollführerin

Sie können die Teilnehmer im Protokollkopf alphabetisch oder nach Rang und Funktion auflisten. Wenn die Liste zu lang ist, verweisen Sie auf eine Teilnehmerliste, die dem Protokoll beiliegt. Beachten Sie dabei diese Regel: Gäste werden vor den internen Teilnehmern genannt. Nennen Sie alle Besprechungsteilnehmer mit Vor- und Nachnamen. Nur wenn Sie den Vornamen einer Person nicht kennen, können Sie „Herr“ oder „Frau“ vor den Nachnamen setzen. Die Namen von unternehmensfremden Besprechungsteilnehmern ergänzen Sie um den Firmennamen. Vergessen Sie nicht die akademischen Titel, sie gehören zum Namen.

• Geben Sie im Protokoll den Ort der Besprechung an, zum Beispiel "Schulungsraum EG" oder "Besprechungszimmer Personalabteilung".
• Nennen Sie den Zeitpunkt (Wochentag und Datum) der Besprechung.
• Die Anfangszeit und das Ende der Besprechung sollten Sie immer im Protokollkopf aufführen.
• Nennen Sie das Thema oder die Tagesordnungspunkte der Besprechung im Protokollkopf. Wenn das zu umfangreich ist, verweisen Sie auf eine Tagesordnung als Anlage.

Der Protokollschluss

Schreiben Sie die folgenden Informationen ans Ende Ihres Protokolls:

• Ort und Datum
• Name des Besprechungsleiters und des Protokollführers

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