Kennen Sie diese Situation? Sie fragen einen Anrufer, worum es gehe, und er rückt nicht mit der Sprache raus. Mühsam, zeitintensiv und ärgerlich im deutsch-sprachigen Telefonat und noch schwieriger in einem Gespräch mit einem englischsprachigen Anrufer. Lesen Sie, wie Sie Ihre englischsprachigen Anrufer dazu bekommen, Ihnen ihr Anliegen zu nennen.

Tipp 1: Sich bei englischsprachigen Anrufern am Telefon richtig melden

Nicht in allen Unternehmen gibt es eine klare Vorschrift, wie sich Mitarbeiter am Telefon melden, wenn ein englischsprachiger Anrufer anruft. Die Folge: Jeder macht so ungefähr das, wovon er glaubt, dass es okay sei. Dabei ist das Sichmelden so wichtig – es ist in vielen Fällen der erste Eindruck, den ein Kunde von Ihrem Unternehmen bekommt.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Melden Sie sich bei englischsprachigen Anrufern mit „Good morning/afternoon/evening“, dem Firmennamen und Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie den Tagesgruß zuerst sagen, stellen Sie sicher, dass der englischsprachige Anrufer Ihren Firmennamen vollständig hören und verstehen kann. Die Nennung Ihres vollständigen Namens verleiht Ihnen mehr Präsenz.

Tipp 2: Sagen Sie – auch einem englischsprachigen Anrufer – nicht, dass Ihr Chef nicht da sei

Die Aussage, dass Ihr Chef jetzt nicht erreichbar sei, hilft jedem Anrufer
nicht weiter. Hier ist egal ob es ein englischsprachiger Anrufer ist. Sagen Sie lieber, wann er wieder erreichbar ist. Positive Formulierung von „Er ist im Moment nicht da“ finden Sie hier ...

Tipp 3: Bieten Sie dem englischsprachigen Anrufer Ihre Hilfe an

Viele Sekretärinnen greifen nach dieser Formulierung, nachdem sie sich gemeldet und mitgeteilt haben, dass der Chef nicht erreichbar sei: „Can I help you?“ oder „May I help you?“

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Gewöhnen Sie sich diese Formulierungen wieder ab. Diese Fragen sind zwar nicht unhöflich und nicht falsch, aber um zu erfahren, was der Anrufer möchte, völlig ungeeignet. Die Reaktion des Anrufers auf diese Fragen ist vorhersehbar: „I’ll call back later.“ Damit entlasten Sie Ihren Chef nicht.

So können Sie Ihre Hilfe anbieten:
•    What can I do to help you in the meantime?
•    How can I help you?
•    Is there anything I can do for you?

Tipp 4: Sagen Sie nicht „What’s it about?“ können Sie jetzt zusammen mit Ihrem GRATIS-Kennenlernexemplar des Das Sekretärinnen-Handbuchs kostenlose anfordern. Klicken Sie einfach hier ...