Mit vollen Aktenschränken ist es wie mit vollen Kleiderschränken: Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht und verliert den Überblick über den Inhalt. Das verlängert die Zugriffzeit auf Ihre Unterlagen und hat manchmal sogar etwas Erdrückendes an sich. Zu viel ist zu viel.

Deshalb: Trennen Sie sich jetzt von unnötigem Ballast und sorgen Sie wieder für mehr Übersicht und ein besseres Gefühl mit Ihrer Ablage.

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Die Aufbewahrungsfristen gelten nur für steuer- und bilanzrelevante Unterlagen

Die im Beitrag „Alle Aufbewahrungsfristen für 2012“ genannten Aufbewahrungs-fristen beziehen sich nur auf Unterlagen, die einen Bezug zu Angaben in Steuer-erklärungen oder Bilanzen haben oder anderweitig steuerrelevant sind.

Sie müssen nach den Aufbewahrungsfristen zum Beispiel Telefonrechnungen zehn Jahre aufbewahren, da die Finanzbehörde sie bei einer Steuerprüfung möglicherweise sehen will und auch ein Recht darauf hat. Können Sie die Belege nicht vorweisen, wird Ihrem Unternehmen die Geltendmachung der Kosten nachträglich aberkannt.

Sonderfall Bewerbungen

Die unterliegen nicht den Vorschriften für Aufbewahrungsfristen. Sie sind nicht steuer- oder bilanzrelevant. Allerdings: Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungs-gesetz (AGG) kann der Bewerber innerhalb von zwei Monaten nach Ablehnung seiner Bewerbung den Vorwurf der Diskriminierung geltend machen. Die Klagefrist beträgt weitere drei Monate.

Also: Bewerbungsunterlagen können Sie bereits nach fünf Monaten vernichten.

Nicht aufbewahren müssen Sie nach dem Handels- und Steuerrecht folgende Unterlagen:

• Abruflisten an Kunden oder Lieferanten
• Absatzlageberichte
• Abschlussbesprechungsunterlagen
• Abschlüsse für Monate oder Quartale
• Aktenregister
• Anfragen an Kunden oder Lieferanten
• Arbeitsablaufuntersuchungen
• Arbeitsanalysen
• Arbeitsaufträge
• Arbeitszeitstatistiken
• Auftrags- und Bestandslisten
• Auswertungen, Statistiken
• Bedarfsmeldungen für Material
• Betriebsratsangelegenheiten
• betriebswirtschaftliche Untersuchungen
• Bewerbungskorrespondenz
• Bilanzauswertungen
• Bilanzvergleiche
• Budgetunterlagen
• Einkaufsanforderungen
• Erbscheine
• Ergebnisvergleiche
• Fertigungspläne
• Finanzberichte
• Finanzpläne
• Frachtbriefbegleitblätter
• Frachtzettel
• Halbjahresbilanzen
• Handelsregisterauszüge von Fremdfirmen
• Innenaufträge
• interne Berichte
• Kostenberichte
• Kostenstatistiken
• Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge
• Kundenlisten
• Laborberichte
• Monatsinventuren
• Monatsabschlüsse
• Monatsjournale
• Normvorschriften
• Pläne
• Preisanfragen
• Produktionsdaten
• Prospekte
• Quartalsabschlüsse
• Quartalsberichte
• Reiseberichte
• Rentabilitätsberechnungen
• Sparbücher, entwertete
• Stücklisten
• Tarifvorschriften
• Transportbegleitscheine
• Umsatzstatistiken
• Urlaubsanträge
• Versand- und Umsatzstatistiken
• Vertragsentwürfe
• Werkstattberichte

Die Aufbewahrung kann aber trotzdem sinnvoll sein, beispielsweise bei Betriebsrats-unterlagen, Bewerbungskorrespondenz, Erbscheinen oder Garantieunterlagen, damit Sie im Fall der Fälle die notwendigen Nachweise erbringen können.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn die Unterlagen in elektronischer Form vorhanden sind, trennen Sie sich von dem entsprechenden Papier. So sorgen Sie ruck, zuck für mehr Platz. Und irgendwann räumen Sie dann auch Ihre elektronischen Speichermedien auf.

Die im Beitrag „Alle Aufbewahrungsfristen für 2012“ genannten Aufbewahrungs-fristen beziehen sich nur auf Unterlagen, die einen Bezug zu Angaben in Steuererklärungen oder Bilanzen haben oder anderweitig steuerrelevant sind.

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