Lesen Sie in diesem Tipp, worauf Sie beim Text Ihrer Abwesenheits-E-Mail auf jeden Fall achten sollten. Wir haben für Ihre diesjährige Abwesenheits-E-Mail zehn Mustertexte formuliert, damit Sie auch im wohlverdienten Weihnachtsurlaub einen professionellen und freundlichen Eindruck bei Ihren Korrespondenzpartnern machen.

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Und so beeindrucken Sie Ihre Korrespondenzpartner mit einer freundlichen und professionellen Abwesenheits-E-Mail

Wenn Sie die folgenden beachten, dann gehört Ihre Abwesenheits-E-Mail ganz sicher zu den besten Abwesenheits-E-Mails, die in diesem Jahr versand werden:

1. Eine Grußformel ist ein Muss – auch in einer Abwesenheits-E-Mail.
2. Schreiben Sie nach der aktuellen Rechtschreibung.
3. Achten Sie auf die richtige Schreibweise des Wortes „E-Mail“. Im Englischen schreiben Sie e-mail.
4. Formulieren Sie immer eine Anrede.
5. Den Text Ihrer Abwesenheits-E-Mail ausschließlich in Kleinschreibung zu verfassen, ist stillos.
6. Sagen Sie in einer Abwesenheits-E-Mail immer, wann Sie wieder da sein werden – nicht, wie lange Sie weg sind.
7. Geben Sie immer an, was mit den E-Mails während Ihrer Abwesenheit passiert.
8. Wenn E-Mails nicht weitergeleitet werden, geben Sie immer den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners mit Funktion im Unternehmen an mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse und – wenn es geht – den Zeiten der Erreichbarkeit.
9. Schreiben Sie zum Schluss Ihren Vor- und Nachnamen unter Ihre Abwesenheits-E-Mail.
10. Geben Sie immer Ihre Signatur mit an.

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Und hier ein kleiner Vorgeschmack auf die Vorschläge:

E-Mail wird nicht weitergeleitet, es gibt aber eine Vertretung – klassisch und gut

Falls niemand auf Ihr Postfach Zugriff haben soll, ist diese Abwesenheits-E-Mail ideal. Der Empfänger hängt nicht bis zum Ende des Urlaubs in der Luft, sondern kann entscheiden, ob er sich per E-Mail beziehungsweise telefonisch an die Kollegin wendet oder nicht.

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Ich werde Ihnen unmittelbar nach meinem Urlaub am 11. Januar antworten. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet, sondern wartet auf meine Rückkehr.

Bis zum 11. Januar hilft Ihnen gern meine Kollegin Judith Zimmermann weiter. Sie erreichen sie unter j.zimmermann@hsgv.de oder täglich von 8 bis 17 Uhr per Telefon: 0221 2365-125 – außer an den Feiertagen und am Wochenende.

Beste Grüße und eine schöne Zeit

Sabine Gottwald

vollständige Signatur

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Informieren Sie Ihre Korrespondenzpartner frühzeitig über Ihren Weihnachtsurlaub, wenn niemand auf Ihr Postfach Zugriff haben wird. Dann können dringende Dinge vorher geklärt werden. Ergänzen Sie einfach Ihre E-Mail-Signatur um einen entsprechenden Hinweis.

Beispiel: Übrigens: Vom 23. Dezember bis einschließlich 10. Januar bin ich im Weihnachtsurlaub.